1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

1.1. Este documento (“Política”) cubre las reglas aplicables al almacenamiento y eliminación de datos personales controlados por CÂMARA DE MEDIÇÃO E ARBITRAAGEM EMPRESARIAL – BRASIL (CAMARB) (“CAMARB”), terceros contratados por ella y cualquier subcontratista con el fin de garantizar la eliminación y supresión adecuada y oportuna de la información y documentos que contengan datos personales.

1.2. Los datos personales sujetos a esta Política, de conformidad con la legislación aplicable, son toda información relativa a una persona física identificada o que pueda ser identificada mediante esfuerzos razonables por CAMARB, o que pueda ser individualizada mediante el tratamiento dado a dicha información por CAMARB. CAMARB, aún sin ser identificado.

 

2. APLICACIÓN

2.1. La Política aplica a todos los empleados, directores, asesores, socios, proveedores y prestadores de servicios involucrados en operaciones de procesamiento de datos personales controladas por CAMARB y/o su empresa matriz. 

 

3. OBJETIVOS

3.1. Los objetivos de esta Política son:

a) Garantizar que CAMARB no mantenga el control de más datos personales de los necesarios para sus respectivas finalidades ni por un período mayor al que resulte adecuado o autorizado por la legislación aplicable o por los titulares de dichos datos personales, a fin de dar cumplimiento a la Ley General de Protección de Datos. Ley. Protección de Datos Personales – LGPD (Ley nº 13.709, de 14 de agosto de 2018) y demás leyes y normativas aplicables;

b) Regular la gestión del inventario de datos personales controlados por CAMARB designando plazos o factores desencadenantes para la supresión, anonimización o bloqueo del tratamiento de los datos personales en función de sus finalidades de conservación y características de la actividad de tratamiento;

c) Instruir a los empleados, directores, socios, proveedores y prestadores de servicios de CAMARB sobre la necesidad e importancia de controlar el almacenamiento y eliminación segura de los datos personales; y

d) Definir las atribuciones, autoridades y responsabilidades en el proceso de intercambio de información.

 

4. CONTROL DE INVENTARIO DE DATOS PERSONALES

4.1. Los empleados, directores, socios, proveedores y prestadores de servicios involucrados en operaciones de procesamiento de datos personales, controlados por CAMARB, son responsables del registro, control de acceso, almacenamiento, bloqueo y eliminación de los datos personales de acuerdo con los procedimientos establecidos por esta norma.

4.2. CAMARB mantiene un Registro de Operaciones de Tratamiento de Datos Personales en el que se indica cada categoría de datos personales controlados por CAMARB, las respectivas finalidades, bases legales del tratamiento, operaciones de tratamiento a las que serán sometidos los datos, compartición de datos con otras empresas del grupo económico. y con terceros, así como su respectivo ciclo de vida.

4.3. Los empleados responsables de actividades de CAMARB que impliquen tratamiento de datos personales, deberán registrarlos en el Registro de Operaciones de Tratamiento de Datos Personales ante el Encargado del Tratamiento de Datos Personales de CAMARB, debiendo además prever su actualización, en la medida que se produzca un cambio en la actividad o proceso. Si la actividad o proceso involucra a terceros, el responsable del contrato debe garantizar que la compartición con el tercero y su respectivo rol en el ciclo de vida de los datos personales quede registrado en el Registro de Operaciones de Tratamiento de Datos Personales.

 

5. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES

5.1. Los documentos físicos y digitales y demás información que contengan datos personales serán almacenados bajo el control de CAMARB mientras subsistan sus finalidades lícitas y determinadas, según consta en el Registro de Tratamiento de Operaciones de Datos Personales.

5.2. Es responsabilidad de los empleados responsables de actividades que impliquen tratamiento de datos personales, con la asistencia del Encargado del Tratamiento de Datos Personales, elaborar cronogramas en los que se registren los plazos específicos de resguardo de la información y documentos que contengan datos personales, teniendo en cuenta los fines de su tratamiento, plazos de prescripción, términos contractuales y términos legales o reglamentarios de conservación obligatoria.

5.3. El Registro de Operaciones de Tratamiento de Datos Personales correspondiente a cada conjunto de actividades reportadas se actualizará siempre que sea necesario ajustar las tablas de temporalidad para un determinado conjunto de datos personales.

5.4. Los documentos que contienen datos personales almacenados para diferentes finalidades estarán segregados física o lógicamente para que sólo las personas involucradas en sus actividades de tratamiento puedan acceder a ellos y tener conocimiento de su contenido.

5.5. En el caso de que sea necesario eliminar datos personales necesarios para más de un propósito en relación con cualquiera de los propósitos de acuerdo con esta Política, todo el procesamiento de los datos personales se bloqueará para el propósito en cuestión, pero continuarán almacenándose. y utilizados para los demás fines que subsisten.

 

6. SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

6.1. Los datos personales, en cualquier soporte, serán suprimidos en los casos en que los responsables o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales de CAMARB verifiquen que ya no existe una finalidad de tratamiento que justifique su mantenimiento como consecuencia de (i) inventario o Registro revisar las Operaciones de Tratamiento de Datos Personales; (ii) ejercicio del derecho del titular de los datos personales que obliga a CAMARB a desecharlos; (iii) revocación del consentimiento del titular para el tratamiento de datos personales, en los casos en que CAMARB trate dichos datos con base en su consentimiento; (iv) instrucción de un tercero responsable del tratamiento de datos personales regulada en un contrato de intercambio de datos o instrumento similar suscrito con CAMARB; o (v) por determinación del Poder Judicial o autoridad competente.

6.2. Una vez conocida la posible necesidad de suprimir datos personales, se deberá consultar: (i) las áreas de negocio identificadas en el Registro de Operaciones de Tratamiento de Datos Personales como usuarias de dichos datos; y (ii) al Comité de Privacidad y Protección de Datos, representado por el Encargado del Tratamiento de Datos Personales de CAMARB, para dar su opinión sobre la eliminación o salvaguarda parcial de los datos personales cuando sea necesario para cumplir con deberes legales o reglamentarios, a fin de celebrar contratos, por algún término prescriptivo o debido a algún proceso administrativo o judicial en curso. 

6.2.1. Si se decide eliminar datos personales, los empleados responsables de la actividad deberán eliminarlos de forma segura e irrecuperable, por ejemplo destruyendo o incinerando documentos y sobrescribiendo los soportes. Además, CAMARB debe garantizar que: (i) los datos personales se eliminen de las copias de seguridad y sistemas heredados, o se bloquee su procesamiento si su eliminación no es técnicamente factible considerando los recursos y tecnologías disponibles para CAMARB; (ii) que otras áreas de negocio que puedan tener copias de los datos procedan a su eliminación segura; y (iii) que las demás empresas del grupo económico y terceros que tengan datos personales bajo el control de CAMARB procedan a la eliminación segura de los datos personales de conformidad con los respectivos contratos suscritos con CAMARB.

6.2.2. Si se decide salvaguardar parcialmente los datos personales, CAMARB bloqueará su tratamiento y acceso para las finalidades que motivaron su supresión, conservándose únicamente los datos necesarios y segregados para las restantes finalidades.

6.3. CAMARB podrá anonimizar los datos personales cuando decida eliminarlos o bloquearlos conforme a lo descrito en esta Política, así como cuando una o varias áreas de negocio de CAMARB consideren que dichos datos tienen alguna utilidad para alguna actividad o proceso sin que nadie pueda ser identificado o individualizado. En este caso, se utilizarán medios técnicos razonables disponibles en el momento, que garanticen la imposibilidad de asociación directa o indirecta de dichos datos personales con un individuo, de modo que los respectivos titulares ya no puedan ser identificados incluso mediante el uso de medios técnicos razonables. . y disponible. Una vez anonimizada, esta información ya no se considerará dato personal a todos los efectos.

 

7. RESPONSABILIDADES

7.1. Cada empleado, director, asesor, socio, prestador de servicios y proveedor de CAMARB es responsable de observar las normas de esta Política en materia de protección de datos personales a los que accede, recibe de otros y comparte con otros, así como de asistir a la Dirección de Protección de Datos. Encargado del Tratamiento de Datos Personales por parte de CAMARB para el cumplimiento de sus funciones y tareas.

7.2. El incumplimiento de las normas de esta Política dará lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias o contractuales al responsable del incumplimiento de conformidad con el Código de Conducta de CAMARB, sin perjuicio de la indemnización de CAMARB por los daños y perjuicios sufridos.

 

8. GOBERNANZA DE PRIVACIDAD DE CAMARB

8.1. CAMARB cuenta con un programa global de protección de datos personales basado en un contrato entre empresas, que establece una base mínima para la protección de datos personales. Además, CAMARB mantiene un programa local de privacidad y gobernanza de datos personales basado en políticas y normas en materia de protección de datos bajo la supervisión constante de su Oficial de Protección de Datos Personales y sus directivos.

8.2. Las prácticas de almacenamiento y eliminación de datos personales de CAMARB deben actualizarse y cambiarse siempre que se identifique que son inadecuadas al nivel mínimo requerido por la LGPD, otras leyes y regulaciones aplicables, buscando alcanzar al menos el nivel más riguroso entre ellas.

8.3. Se establece una reunión de revisión anual.