I. INTRODUCCIÓN
1.1 CAMARB – CÁMARA DE ARBITRAJE EMPRESARIAL – BRASIL, en adelante denominada “CAMARB”, tiene como uno de sus objetivos la promoción y difusión de formas extrajudiciales de prevención y resolución de disputas, siendo una de ellas los Comités de Prevención y Resolución de Disputas. (Comités o (CPRD).
1.2 En el ámbito de los Comités de Prevención y Resolución de Disputas, CAMARB prestará servicios administrativos a las Partes y a los miembros del Comité, que incluyen el nombramiento de sus miembros y la decisión sobre cualquier impugnación al nombramiento de los miembros.
1.3 La actuación de CAMARB no supone ningún acto de responsabilidad del Comité de Prevención y Resolución de Litigios en el ámbito de sus atribuciones, siendo responsabilidad del Comité conducir el procedimiento de conformidad con el presente Reglamento y lo previsto en el Contrato.
1.4 El Reglamento del Comité de Prevención y Resolución de Disputas de la CAMARB, en adelante denominado el “Reglamento”, se aplicará siempre que un Contrato de ejecución continuada o diferida estipule la adopción de las normas de la CAMARB.
1.5 Salvo disposición en contrario, se aplicará el Reglamento vigente en la fecha en que el Comité de Prevención y Resolución de Controversias inicie sus actividades, correspondiente a la fecha en que todos sus miembros y las Partes hayan firmado su Instrumento de Constitución.
1.6 A los efectos del presente Reglamento se entenderá por:
(i) Asistencia Informal: significa la asistencia que las partes puedan solicitar a los Comités respecto de controversias que aún no hayan sido sometidas formalmente a su conocimiento y que podrá ser proporcionada por los Comités, oralmente o por escrito, en reuniones con las partes, sin obligación de presentarlas en el futuro. Recomendación. o Decisión. (ii) Comité de Prevención y Resolución de Controversias (Comité): significa el Comité de Recomendación, el Comité de Decisión o el Comité Híbrido, integrado por uno, tres o más miembros para la prevención y resolución de las Controversias que le sean sometidas por las Partes;
(iii) Contrato: significa el contrato de ejecución continuada o diferida celebrado entre las Partes que prevé el uso del Comité de Prevención y Resolución de Disputas;
(iv) Decisión: determinación vinculante emitida por el Comité de Decisión respecto de la Controversia sometida a su conocimiento, la cual debe ser cumplida inmediatamente por las Partes;
(v) Disputa: significa cualquier controversia, conflicto o divergencia derivada del Contrato que se someta al Comité de Prevención y Resolución de Disputas para su deliberación;
(vi) Parte: significa la parte o partes del Acuerdo que prevé el uso del Comité de Prevención y Resolución de Disputas;
(vii) Recomendación: declaración no vinculante emitida por el Comité de Recomendaciones respecto de la Disputa que se le somete. Si no es impugnado por las Partes ni sometido a arbitraje, será vinculante;
(viii) Instrumento de Constitución: significa el instrumento suscrito entre las Partes y el miembro o miembros del Comité de Prevención y Resolución de Controversias, para dar inicio a las actividades del Comité.
segundo. DE INTIMACIONES, DECLARACIONES Y PLAZOS
2.1 Todas las declaraciones y documentos presentados por las Partes o por el Comité deberán ser enviados simultáneamente a sus miembros y a las demás Partes, según corresponda, a las direcciones proporcionadas por cada miembro y por las Partes en el Instrumento de Constitución.
2.2 Los plazos establecidos en este Reglamento y los que fije el Comité comenzarán a correr el día hábil siguiente a la fecha de recepción de la declaración enviada por la Parte o el Comité. Los plazos son continuos y el curso no se suspende los días festivos ni inhábiles. Si el plazo cae en día festivo o inhábil, el plazo se prorrogará hasta el siguiente día laborable.
2.3 Los archivos de las declaraciones deberán ser enviados electrónicamente, subidos a la plataforma digital ofrecida por CAMARB o por otro medio dispuesto por las Partes y el Comité, siempre que exista constancia de su envío y recepción.
2.4 Todas las declaraciones se considerarán debidamente entregadas en la fecha de recepción, de conformidad con el punto 2.3.
2.5 Las Partes, con el consentimiento del Comité, podrán modificar los plazos previstos en este Reglamento.
III. SOBRE LA CREACIÓN DEL COMITÉ DE PREVENCIÓN Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
3.1 El Comité deberá constituirse dentro de los 30 (treinta) días, contados a partir de la firma del Contrato, o en cualquier otro plazo definido por las Partes, a partir de la firma del Instrumento de Constitución.
3.2. El Comité se integrará de conformidad con este Reglamento, en cumplimiento de lo establecido en el Contrato, y la(s) Parte(s) interesada(s) en integrar un Comité de Prevención y Resolución de Controversias, deberá(n) presentar a la Secretaría una Solicitud formal y escrita, la cual deberá contener: (enmendado por Resolución Administrativa N° 31/24)
i. nombre y calificación completa del (de los) Solicitante(s), de su(s) Representante(s), en el caso de una persona jurídica, y de su(s) Patrocinador(es), cuando esté(n) representado(s) por abogado(s);
ii. dirección electrónica y dirección física de todos los señalados en el párrafo anterior, incluida la dirección que conste en el contrato o cláusula de mediación que fundamente la solicitud;
iii. poder notarial, acompañado de documentos personales y/o estatutos sociales, en su caso;
iv. nombre y calificación completa de la Parte Requerida y de su Representante, en caso de persona jurídica;
v. dirección electrónica y física de todos los señalados en el párrafo anterior;
Yo vi. la identificación del Contrato que prevé la constitución del Comité, con la caracterización de su objeto, que deberá ser el Contrato y sus modificaciones anexas;
vii. indicación de si el Comité será permanente o “ad hoc” de conformidad con el Capítulo X del Reglamento;
viii. indicación del tipo de Comité que se creará de conformidad con el Capítulo VI del Reglamento, si ya está previsto en el contrato;
ix. indicación del número de miembros del Comité, si ya está previsto en el contrato;
incógnita. valor estimado del objeto del contrato;
xi. a los efectos del ejercicio del deber de información por parte de los miembros del Comité que se designen, la indicación de la existencia, además de las Partes, de otras personas y/o entidades relacionadas con el conflicto y/o interesadas en el mismo.
3.2.1. Todos los documentos presentados por las partes deberán ser entregados a la Secretaría de la CAMARB en formato digital, puestos a disposición como anexos al mensaje electrónico enviado por la parte o en un enlace de acceso indicado por la Secretaría de la CAMARB. (incluido por Resolución Administrativa N° 31/24)
3.2.2. La solicitud de incorporación deberá ir acompañada del comprobante de pago de la cuota de inscripción, de acuerdo con la Tabla de Costos, Gastos y Remuneraciones de los Miembros del Comité, Anexo II de este Reglamento. (incluido por Resolución Administrativa N° 31/24)
3.2.3. Si no se cumple alguno de los requisitos establecidos en el numeral 3.2, la Secretaría establecerá un plazo de 10 (diez) días naturales, contados a partir de la fecha de otorgamiento de dicho plazo, para su cumplimiento. Si no se cumplen los requisitos en el plazo concedido, la Solicitud será archivada, sin perjuicio de que pueda presentarse una nueva solicitud, no procediendo en este caso la devolución del Importe de la Inscripción. (incluido por Resolución Administrativa N° 31/24)
3.3 Si el Contrato no prevé el número de miembros del Comité, éste estará integrado por 3 (tres) miembros.
3.4 Cuando las Partes opten por designar un solo miembro, éste deberá ser designado por consenso dentro de los 30 (treinta) días siguientes a la firma del Contrato, o dentro de cualquier otro plazo definido por las Partes. Si no se llega a un consenso en el plazo establecido, el Consejo Directivo de CAMARB hará una nominación, preferentemente entre los miembros de su Lista de Miembros del Comité de Prevención y Resolución de Disputas de CAMARB, considerando la experiencia necesaria del profesional en cada área específica. caso.
3.5 Salvo acuerdo en contrario, si las Partes optan por formar el Comité con 3 (tres) miembros, cada Parte será responsable de designar a un miembro dentro de los 7 (siete) días siguientes a la firma del Contrato. Dentro de los 7 (siete) días siguientes a la presentación del término mencionado en el ítem 4.2, los miembros designados nominarán conjuntamente al tercer miembro, quien actuará como presidente.
3.6 Si cualquiera de las Partes no logra nominar a uno de los miembros dentro del plazo previsto en el punto anterior o en caso de que no se alcance consenso entre los miembros nominados por las Partes para la nominación del tercer miembro, la nominación se hará por el Directorio de la CAMARB, una vez cobrados los importes adeudados de la respectiva tasa por servicios que se establecen en el Anexo II, de conformidad con lo dispuesto en la parte final del punto 3.4 anterior.
3.7 En el plazo de 7 (siete) días, contados a partir de la respectiva indicación, el profesional indicado para componer el Comité deberá presentar el plazo mencionado en el ítem 4.2.
3.8 Recibido el plazo antes mencionado, las Partes tendrán 7 (siete) días para ofrecer, con justificación, cualquier objeción a los integrantes.
3.9 En caso de impugnación, se suspenderá la conformación del Comité y se citará al miembro impugnado para que manifieste dentro de los 5 (cinco) días, pudiendo la otra Parte manifestarse dentro del mismo plazo.
3.10 El Directorio de CAMARB determinará la conformación de un comité específico para decidir definitivamente sobre la impugnación del asociado, previo pago de la respectiva cuota establecida en el Anexo II. Este comité estará formado preferentemente por profesionales miembros de la Lista de Miembros del Comité de Prevención y Resolución de Disputas de CAMARB.
3.11 Si algún miembro designado muere, renuncia, es declarado impedido o sospechoso o se vuelve incapaz de ejercer sus funciones, el reemplazo será designado en la forma y dentro del plazo aplicable al nombramiento del miembro reemplazado, según lo previsto en los artículos 3.4 y 3.5. Cuando el Comité esté integrado por 3 (tres) o más miembros y 1 (uno) de ellos sea reemplazado, los demás continuarán en sus cargos, siendo válidos todos los actos realizados con anterioridad a la sustitución.
3.12 Salvo que las Partes acuerden expresamente lo contrario, las actividades del Comité, incluyendo la celebración de reuniones, audiencias y la emisión de Recomendaciones y Decisiones, permanecerán suspendidas y/o se pospondrán hasta el reemplazo del Miembro del Comité.
3.13 Cuando existan múltiples contratistas y/o contratistas en el Contrato, éstos deberán buscar el consenso en la designación de un miembro del Comité. En caso de no lograrse el consenso sobre esta materia, el Directorio de CAMARB designará a todos los miembros del Comité, previo pago de los respectivos honorarios establecidos en el Anexo II, preferentemente de entre los profesionales integrantes de la Lista de Miembros de el Comité para la Prevención y Resolución de Litigios de la CAMARB.
3.14 Si el Contrato establece un número de Miembros del Comité diferente al previsto en este Reglamento, o en caso de dificultades de cualquier naturaleza para la constitución del Comité, será responsabilidad del Directorio de CAMARB, a solicitud de Cada una de las Partes, después de haber oído previamente a la otra, decidirá lo necesario para su correcta instalación.
IV. MIEMBROS DEL COMITÉ DE PREVENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
4.1 Podrán ser designados cualquier profesional, independientemente de que forme parte de las Listas de Referencia de CAMARB, siempre que sea capaz, imparcial, independiente y tenga disponibilidad y conocimientos técnicos sobre el objeto del Contrato.
4.2 La persona designada para actuar como miembro firmará una declaración que confirme que es capaz, imparcial, independiente y también que tiene la disponibilidad y el conocimiento técnico del objeto del Contrato y la disponibilidad necesaria para participar. en el Comité dentro de los 7 (siete) días contados a partir de la fecha de su designación. recepción de la comunicación de la Secretaría de la CAMARB respecto de su designación. Al mismo tiempo, deberá informarse de cualquier circunstancia que pueda dar lugar a dudas justificadas sobre su imparcialidad o independencia, en relación con las Partes o el Contrato sometido a su evaluación.
4.3 Entre estas circunstancias deben observarse todas las causas de impedimento y sospecha aplicables a los jueces, de conformidad con el art. 144 y 145 del Código de Procedimiento Civil y, además, todos los hechos que indiquen una conexión, vínculo o interés, aunque sea indirecto, de la persona indicada como miembro del Comité con las Partes, con el Contrato y con su objeto. reveló.
4.4 Si con posterioridad a la designación del miembro se produjera cualquier hecho que diera lugar a dudas justificadas sobre su independencia, imparcialidad, capacidad técnica y disponibilidad, el profesional deberá informarlo inmediatamente a las Partes y a los demás miembros del Comité. El miembro podrá, por esta circunstancia, renunciar, aun cuando haya sido designado por consenso de las Partes.
4.5 Dentro de los 10 (diez) días siguientes a tener conocimiento de un hecho sobrevenido que genere dudas sobre la independencia, imparcialidad, capacidad técnica, disponibilidad y desempeño del miembro, la Parte podrá presentar objeción a la designación del miembro, de conformidad con el procedimiento previsto en el presente Reglamento.
4.6 Si la impugnación del miembro del Comité es aceptada por la Comisión designada por el Directorio de CAMARB, las Decisiones y Recomendaciones emitidas hasta entonces podrán ser validadas y/o revisadas por el Comité, que se conformará con la participación del nuevo miembro. .
4.7 El miembro del Comité no podrá participar en ningún arbitraje o procedimiento judicial relacionado con el Contrato en el que haya actuado, ya sea como árbitro, perito, asistente técnico, testigo técnico, testigo, representante, asesor o abogado de las Partes.
V. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ DE PREVENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
5.1 El Comité tendrá las siguientes funciones, a menos que se acuerde otra cosa entre él y las Partes o en el Contrato:
a) solicitar a las Partes que envíen los documentos que considere necesarios para el buen funcionamiento de los trabajos del Comité;
b) decidir, con carácter definitivo, las cuestiones de procedimiento, observando siempre la imparcialidad, neutralidad, igualdad entre las Partes y lo dispuesto en este Reglamento;
c) definir el(los) idioma(s) que deberá adoptar el Comité en sus declaraciones, considerando el(los) idioma(s) del Contrato y la legislación; d) convocar reuniones, visitas técnicas y audiencias;
e) oír a las Partes para obtener aclaraciones, a sus representantes y a los testigos enumerados;
f) solicitar la contratación de expertos técnicos, con cargo a las Partes, para ayudar a resolver la Disputa;
g) adoptar todas las medidas necesarias para el buen funcionamiento del Comité.
5.2 Entre otras, el Comité tendrá las siguientes funciones:
a) actuar de manera imparcial, independiente, neutral e isonómica;
b) si es consultado por las Partes, siempre podrá asesorarlas conjunta e informalmente, incluso actuando de manera preventiva; c) fomentar la solución amistosa entre las Partes;
d) tener conocimiento técnico de los temas sobre los cuales asesorará, decidirá o emitirá recomendaciones;
d) mantenerse actualizado sobre los principales hechos relacionados con el objeto del Contrato, con base en el estudio de los documentos enviados por las Partes;
e) asistir a reuniones, visitas técnicas y audiencias;
f) estar disponible, en un plazo máximo de 15 (quince) días contados a partir de la solicitud presentada por la Parte, para realizar reuniones o visitas técnicas que no estén previstas en el cronograma, salvo situaciones excepcionales debidamente justificadas;
h) emitir la Recomendación o Decisión dentro del plazo establecido;
i) adoptar todas las medidas necesarias para proteger la información confidencial y los secretos comerciales, de conformidad con la legislación pertinente;
j) fundamentar de manera clara, aunque sucinta, la Recomendación o Decisión emitida.
VI. SOBRE LOS TIPOS DE COMITÉS DE PREVENCIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
6.1 Los Comités podrán ser de Recomendación, de Decisión o Híbridos, según se defina en el Contrato, y las disposiciones de este Reglamento se aplicarán por igual a todos.
6.2 El Comité de Recomendaciones está facultado para emitir recomendaciones no vinculantes a las partes en la controversia. El Comité de Decisión está facultado para emitir decisiones vinculantes para las partes en disputa desde el momento de su emisión. El Comité Híbrido puede emitir tanto recomendaciones como decisiones sobre las controversias, dependiendo de lo que hayan acordado las partes antes de su creación.
6.3 A falta de elección expresa de las partes, el Comité que se constituirá será el Comité de Recomendación.
VII. DEL COMITÉ DE RECOMENDACIONES
7.1 El Comité de Recomendaciones emite Recomendaciones a las Partes.
7.2 La Parte que no esté de acuerdo con la Recomendación del Comité de Recomendaciones deberá, dentro de los 15 (quince) días siguientes a la respectiva recepción, presentar objeción por escrito, para ser remitida al Comité de Recomendaciones y a la otra Parte, con los respectivos fundamentos, así como como su decisión de someter la disputa a Arbitraje o al Poder Judicial, de conformidad con el Contrato. En este caso, la parte notificante deberá iniciar el procedimiento arbitral o judicial dentro de los 30 (treinta) días contados desde la presentación de la objeción. En este caso se suspenderá el cumplimiento de la Recomendación.
7.3 Si ninguna de las Partes presenta objeción o, si presenta objeción, no inicia procedimientos arbitrales o judiciales conforme al punto 7.2, la Recomendación será vinculante y el cumplimiento se producirá de inmediato.
7.4 El incumplimiento de una Recomendación vinculante dará lugar a los efectos contractuales y legales pertinentes.
7.5 En caso de que se haya presentado una objeción a la Recomendación, si el Comité de Recomendación no emite una Recomendación dentro del período estipulado, o si el Comité de Recomendación es destituido por decisión conjunta de las partes, la Disputa se resolverá finalmente mediante Arbitraje. ... o por el Poder Judicial, según Contrato.
VIII. DEL COMITÉ DE TOMA DE DECISIONES
8.1 El Comité de Decisiones emite Decisiones que son vinculantes para las Partes y deben ser cumplidas inmediatamente.
8.2 La Decisión del Comité de Decisión será vinculante a partir de su recepción por las Partes, independientemente de cualquier objeción presentada.
8.3 La Parte que no esté de acuerdo con la Decisión del Comité de Decisión deberá, dentro de los 15 (quince) días siguientes a su recepción, presentar objeción por escrito, para ser remitida al Comité de Decisión y a la otra Parte, con los respectivos fundamentos, así como su decisión de someter la controversia al Arbitraje o al Poder Judicial, conforme al Contrato. En este caso, la parte notificante deberá iniciar el procedimiento arbitral o judicial dentro de los 30 (treinta) días contados desde la presentación de la objeción. Si ninguna de las Partes presenta objeción o, si presentan objeción, no inician procedimientos arbitrales o judiciales, de conformidad con el punto 8.3 o, además, si alguna de las Partes no cumple con la Decisión, se podrán iniciar procedimientos arbitrales o judiciales, en el dentro de los 30 días siguientes a la recepción de la Decisión, objeción o incumplimiento, de conformidad con el Contrato. El incumplimiento de una Decisión dará lugar a los efectos contractuales y legales pertinentes.
8.4 En caso de que se haya presentado una objeción a la Decisión, si el Comité de Decisión no emite una Decisión dentro del plazo estipulado, o si el Comité de Decisión es destituido por decisión conjunta de las partes, la Disputa se resolverá definitivamente mediante arbitraje. ... o por el Poder Judicial, según Contrato. Hasta que se dicte una decisión final en el arbitraje o por el Poder Judicial, las Partes siguen obligadas a cumplir la Decisión del Comité de Decisión.
IX. DEL COMITÉ HÍBRIDO
9.1 El Comité Híbrido podrá emitir tanto una Recomendación como una Decisión sobre conflictos, observando lo siguiente:
9.1.1 se emitirá una Recomendación o Decisión, a solicitud de la Parte y siempre que la otra Parte no se oponga formalmente, dentro de los 7 (siete) días siguientes a su notificación;
9.1.2 Si existe desacuerdo entre las partes sobre la emisión de una Recomendación o Decisión, el propio Comité decidirá sobre la forma de manifestación, considerando, al menos, las siguientes cuestiones:
i. si, debido a la urgencia de la situación u otras consideraciones relevantes, una Decisión facilitaría la ejecución del Contrato o evitaría pérdidas o daños sustanciales a cualquiera de las Partes;
II. si una Decisión evitaría la terminación del Contrato; y
iii. si es necesaria una Decisión para preservar la evidencia.
9.2 Las disposiciones de los Capítulos VII y VIII se aplicarán según la forma en que el Comité exprese su opinión sobre cada controversia, ya sea que se trate de un Comité de Recomendación o de un Comité de Decisión, respectivamente.
9.3 Toda solicitud de una Parte para que se emita una Decisión sobre una Disputa deberá realizarse en su Solicitud de Resolución de Disputas de conformidad con el Artículo 13.1. Cualquier solicitud de otra Parte deberá presentarse por escrito dentro del plazo para presentar una Respuesta de conformidad con el Artículo 13.4.
X. COMITÉ PERMANENTE O AD HOC
10.1 Los comités podrán establecerse con carácter permanente o ad hoc. A falta de elección expresa de las partes, el Comité será permanente.
10.2 El Comité Permanente se forma al momento de la celebración del Contrato o dentro de un plazo establecido después de su celebración, permaneciendo activo durante toda la vigencia del Contrato hasta la emisión de una Decisión o Recomendación respecto de la Disputa presentada durante el curso del Contrato. .
10.3 El Comité Permanente se disolverá después de la resolución de todas las Disputas sometidas a su conocimiento y la ejecución de todas las obligaciones contractuales (excepto los períodos de garantía, obligaciones de confidencialidad y otras obligaciones similares).
10.4 El Comité ad hoc se forma únicamente cuando se presenta una Disputa formalmente presentada, permaneciendo activo hasta que se emita la Decisión o Recomendación, una vez agotados los procedimientos aplicables.
10.5 La solicitud para la creación de un Comité ad hoc deberá ser presentada por cualquiera de las Partes para tratar controversias específicas. Este Comité se disolverá después de emitir su decisión final y de cualquier respuesta a una solicitud de aclaración.
10.6 Salvo acuerdo en contrario de las partes, los Miembros del Comité ad hoc serán automáticamente designados nuevamente para resolver cualquier nueva disputa relacionada con el mismo Contrato y las mismas Partes.
XI. DEL PERÍODO DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE PREVENCIÓN Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
11.1 Las Partes y los miembros del Comité firmarán el Instrumento de Constitución, mediante el cual quedará constituido el mismo.
11.2 En todo caso, los Estatutos Sociales deberán contener, al menos:
a) las calificaciones completas, el nombre, la profesión, el estado civil, el domicilio social y la sede de las Partes y de los miembros del Comité;
b) identificación del Contrato que prevé la constitución del Comité, con la caracterización de su objeto;
c) el objeto del Convenio, a saber, la prestación de servicios por parte de profesionales como miembros del Comité y de la Secretaría de la CAMARB;
d) la remuneración mensual de los miembros del Comité (“honorarios mensuales”), equivalente a 2 (dos) veces el valor de los honorarios diarios;
e) remuneración de los miembros del Comité por reuniones, visitas técnicas, audiencias, viajes y viáticos, diligencias extraordinarias o preparación de Decisiones, Recomendaciones o Asistencia Informal (“honorarios diarios”).
f) el idioma o idiomas en que se llevarán a cabo los trabajos del Comité;
g) exención de responsabilidad de los miembros del Comité en el ejercicio de sus funciones por cualquier acto u omisión relacionado con las actividades, salvo en los casos de actos de probada mala fe;
h) la firma de 2 (dos) testigos y de la Secretaría de la CAMARB.
11.3 El Convenio de Constitución del Comité podrá darse por terminado en cualquier momento, por acuerdo de las Partes, mediante el pago a sus miembros de un monto equivalente a 3 (tres) meses de cuotas mensuales, salvo estipulación en contrario entre las Partes y los miembros del Comité.
11.4 Salvo acuerdo en contrario de las Partes y sujeto a lo dispuesto en el punto 10.4 de este Reglamento, el Comité cesará sus actividades al recibir la notificación de las Partes de su decisión conjunta de disolverlo.
11.5 El miembro del Comité podrá renunciar a su participación, siempre que su renuncia sea comunicada con 2 (dos) meses de anticipación, salvo acuerdo en contrario con las Partes o en caso de impedimento posterior del profesional.
11.6 Las Partes podrán adoptar el proyecto adjunto de Estatutos Sociales (Anexo I).
XII. DOCUMENTACIÓN, REUNIONES Y VISITAS TÉCNICAS
12.1 Una vez constituido el Comité, éste, junto con las Partes, deberá definir la forma en que el Comité supervisará la ejecución del Contrato, incluyendo la presentación de informes periódicos, un calendario de reuniones para monitorear el avance de la obra. y visitas técnicas, así como el procedimiento que deberá adoptar el Comité. Estas reglas podrán ser modificadas durante el transcurso del Contrato, por consenso entre las Partes y el Comité, para atender la evolución de su ejecución. El Comité podrá, en caso de justificación, realizar visitas extraordinarias al lugar de ejecución, solicitar documentos o programar reuniones extraordinarias. A solicitud del Comité, la Secretaría del CAMARB podrá levantar actas de las visitas al lugar de ejecución y de las reuniones celebradas por el Comité con las Partes.
12.2 Las Partes tienen el deber de mantener informado al Comité sobre el avance del objeto del Contrato y la ocurrencia de potenciales Disputas, mediante (i) el envío de los principales documentos contractuales, informes mensuales de avance, actas de reuniones de seguimiento, informe de control de cronograma , correspondencia pertinente intercambiada entre ellos; y (ii) la celebración conjunta de reuniones y visitas técnicas.
12.3 Considerando la naturaleza del trabajo, el Comité, a su criterio, deberá realizar al menos 2 (dos) visitas técnicas anualmente.
12.4 Cualquiera de las Partes podrá solicitar una reunión o visita técnica fuera de las fechas previstas en el cronograma, siendo responsabilidad del Comité y de la otra Parte realizar la reunión o visita en un plazo máximo de 15 (quince) días contados a partir de la respectiva solicitud, salvo disposición en contrario. acordado entre las Partes y el Comité o imposibilidad debido a situaciones excepcionales.
12.5 Las reuniones podrán celebrarse en lugar distinto al de ejecución del Contrato, siempre que exista consenso entre las Partes y el Comité. Si no hay consenso, el Comité definirá el lugar de la reunión.
12.6 Las Partes y el Comité asistirán a las reuniones y visitas técnicas. Si una de las Partes no asiste, pero ha sido debida y demostrablemente notificada de la reunión o visita con una antelación razonable, el Comité podrá proceder con la reunión o visita. Si uno de los miembros del Comité no asiste, el Comité podrá continuar con la reunión o visita, siempre que no haya oposición de ninguna de las Partes.
12.7 El Comité deberá levantar un acta que contenga los principales puntos discutidos y verificados en cada reunión o visita técnica.
XIII. PROCEDIMIENTO EN CASO DE DISPUTA
13.1 Una vez constituido el Comité, la Parte interesada podrá someter a su consideración cualquier Controversia relacionada con el Contrato mediante Solicitud de Solución de Controversias (“Solicitud”), la cual deberá presentarse por escrito, acompañada de la documentación de soporte respectiva.
13.2 La Solicitud deberá contener, como mínimo:
a) identificación y calificación de la Parte solicitante;
b) informe de los hechos que dieron lugar a la Disputa;
c) documentación que sustente las alegaciones, incluido el contrato y sus anexos;
d) las solicitudes y si debe emitirse una Recomendación o Decisión, en el caso de un Comité Híbrido.
13.3 La Solicitud se enviará a todos los miembros del Comité y a la Parte contraria, y se considerará la fecha de recepción por el Presidente del Comité para efectos de establecer el inicio del procedimiento.
13.4 La Parte requerida podrá presentar su Respuesta dentro de los 30 (treinta) días contados a partir de la recepción de la Solicitud, la cual deberá contener, como mínimo:
a) la identificación y calificación de la Parte requerida;
b) informe de los hechos relativos a la Disputa presentados por la Parte contraria;
c) documentación que sustente las alegaciones u objeciones;
d) las solicitudes.
13.5 Las Partes podrán, en cualquier momento, negociar y llegar a un acuerdo respecto de la Disputa.
13.6 Al comunicarse con todas las Partes, el Comité podrá solicitar aclaraciones a cualquiera de ellas en relación con la Solicitud o la Respuesta. El Comité también podrá solicitar que se presente documentación adicional.
13.7 El Comité podrá, a su discreción, fijar fecha para audiencias, incluso para aclaraciones, después de recibir la Respuesta de la Parte requerida o las aclaraciones previstas en el punto 13.6 y solicitar documentos adicionales.
XIV. ASISTENCIA INFORMAL
14.1 Las Partes podrán solicitar conjuntamente asistencia informal al Comité que aún no se hayan sometido formalmente al procedimiento previsto en la cláusula XIII.
14.2 La asistencia informal podrá proporcionarse oralmente o por escrito durante las visitas técnicas del Comité o durante cualquier reunión entre las Partes y el Comité.
14.3 La solicitud de Asistencia Informal deberá ser presentada por las Partes con al menos 7 (siete) días de anticipación, debiendo informar al Comité en el momento del trámite del asunto y de los documentos relacionados con el objeto de la asistencia.
14.4 La Asistencia Informal proporcionada por el Comité no vincula ninguna Decisión o Recomendación futura a emitirse, y se entiende que, después de escuchar a las partes en una solicitud formal de Decisión o Recomendación, el Comité podrá decidir, justificadamente, en un de manera diferente a la presentada en la Asistencia Informal.
XV. DE LA AUDIENCIA
15.1 De común acuerdo entre las Partes, la audiencia de aclaración será citada por el Comité dentro de un plazo máximo de 30 (treinta) días contados a partir de la presentación de la respuesta por la Parte requerida, salvo acuerdo en contrario entre las Partes y el Comité o imposibilidad por a circunstancias excepcionales.
15.2 Si las Partes no llegan a un acuerdo, el Comité fijará una fecha para la audiencia.
15.3 En caso de ausencia de alguno de sus miembros, el Comité podrá proceder a la audiencia, siempre que no haya oposición de ninguna de las Partes.
15.4 La no comparecencia o negativa de cualquiera de las Partes a participar en una audiencia o procedimiento previamente programado, siempre que sea comunicada debida y fehacientemente, no impedirá al Comité continuar el procedimiento.
15.5 La audiencia, cuyo objetivo principal es brindar aclaraciones al Comité, se llevará a cabo de manera respetuosa e informal, observando las siguientes pautas:
a) el Comité consultará a las Partes sobre la posibilidad de llegar a un acuerdo;
b) si no es posible llegar a un acuerdo, el Comité detallará en la audiencia el procedimiento que deberá seguirse;
c) cada Parte podrá presentar su caso, dentro de un plazo máximo fijado por el Comité, a partir de la Parte solicitante;
d) audiencia de testigos, comenzando por los indicados por la Parte requirente y luego por los de la Parte requerida;
e) el Comité, a su entera discreción, podrá interrogar a las Partes y a los testigos y solicitar que las Partes presenten documentos adicionales y aclaraciones sobre las cuestiones discutidas;
f) El Comité podrá solicitar a las Partes que proporcionen, en forma impresa o digital, a su discreción, las presentaciones utilizadas.
15.6 El Comité podrá emitir una Decisión o Recomendación en la propia audiencia o posteriormente, dentro del plazo establecido en el punto 16.1.
15.7 El procedimiento podrá modificarse por consenso de las Partes y del Comité.
XVI. DE LA DECISIÓN O RECOMENDACIÓN
16.1 La Decisión o Recomendación será emitida en el plazo de 30 (treinta) días, contados a partir de la conclusión de la investigación, de acuerdo con el cronograma establecido por el Comité, pudiendo ser prorrogada por éste por un plazo de 15 (quince) días. días. Estos plazos podrán modificarse mediante acuerdo entre las Partes y el Comité.
16.2 La Decisión o Recomendación deberá constar por escrito, indicando el lugar y fecha en que fue emitida, y conteniendo además:
a) el informe de la Disputa con una cronología de los hechos;
b) resumen de las razones expuestas por la Parte solicitante y de la respuesta dada por la Parte requerida;
c) la base técnica y contractual, sustentada en los documentos presentados por las Partes y en la audiencia, si se hubiere celebrado;
d) la conclusión, en la que el Comité resolverá la Disputa que se le someta;
16.3 La Decisión o Recomendación se limitará únicamente a la resolución de la Disputa sometida por las Partes al Comité. Cualquier Decisión o Recomendación no relacionada con la Disputa que se presente es nula y no produce efecto.
16.4 La Decisión o Recomendación se deliberará en conferencia, por mayoría, y cada miembro tendrá un voto, incluido el Presidente del Comité. Si no hay decisión mayoritaria en la votación, prevalecerá el voto del presidente del Comité.
16.5 Cualquier miembro del Comité que esté en desacuerdo podrá emitir su Decisión o Recomendación por separado. Independientemente de que se emita una Decisión o Recomendación divergente, la Decisión o Recomendación del Comité tendrá pleno efecto.
16.6 En caso de error material, omisión, oscuridad, duda o contradicción en la Decisión o Recomendación, las Partes tendrán un plazo de 10 (diez) días, contados a partir de la fecha de su recepción, para formular una solicitud de aclaración, la cual interrumpirá el plazo para cualquier impugnación.
16.7 Recibida la solicitud de aclaración, el Comité citará a la Parte contraria para que responda dentro de los 10 (diez) días, luego de lo cual deliberará dentro de los 20 (veinte) días.
16.8 La Decisión o Recomendación podrá ser admitida como prueba en cualquier procedimiento judicial o arbitral entre las Partes relacionado con la Disputa resuelta por el Comité.
16.9 Salvo que se estipule lo contrario, la Decisión o Recomendación estará sujeta a las disposiciones del Contrato y la legislación aplicable. El Comité que involucre a la administración pública deberá respetar siempre el Contrato y la legislación aplicable.
XVII. COSTOS, GASTOS Y REMUNERACIÓN DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ
17.1 Todos los Costos, Gastos y Remuneraciones de los miembros del Comité serán sufragados por igual entre las Partes, salvo estipulación en contrario de las Partes o por ley.
17.2 Salvo disposición, acuerdo o previsión en contrario de la legislación aplicable, las Partes asumirán los honorarios mensuales de los miembros del Comité en la proporción del 50% (cincuenta por ciento) por cada polo.
17.3 La Tabla de Costos, Gastos y Remuneraciones de los Miembros del Comité (Anexo II) establece los montos adeudados a CAMARB. La Junta Directiva de CAMARB podrá actualizar o modificar dicha Tabla en cualquier momento.
17.4 Los gastos de viaje y alojamiento de los miembros del Comité, así como los gastos de alquiler de equipos y de local para la celebración de las audiencias, si la audiencia no se lleva a cabo en el lugar de ejecución del Contrato, serán asumidos por partes iguales por las Partes, quienes deberá anticiparse a ellos, salvo disposición en contrario.
17.5 Los honorarios de los miembros del Comité se fijarán de acuerdo con la Tabla de Costos, Gastos y Remuneraciones de los Miembros (Anexo II), salvo acuerdo en contrario de las Partes, y se incluirán en el Instrumento de Constitución del Comité.
17.6 En caso de incumplimiento por cualquiera de las Partes en el pago de los Costos, Gastos y Remuneraciones de los Miembros del Comité, dentro del tiempo y montos estipulados en el Instrumento de Incorporación, la otra Parte podrá adelantar el monto respectivo a fin de permitir la continuación del Comité, procediendo a liquidar las cuentas al final del procedimiento.
17.7 La Parte que efectúe el pago antes señalado, sin que ello signifique novación o renuncia de sus derechos, será reembolsada por la Parte morosa por todas las cantidades pagadas, con intereses moratorios del 1% (uno por ciento) mensual y ajuste monetario a la tasa IGP-M.
17.8 En caso de impago de Gastos u Honorarios de los Miembros del Comité por más de 60 (sesenta) días, el Comité podrá suspender sus actividades.
17.9 La suspensión por falta de pago no podrá exceder de 90 (noventa) días, transcurridos los cuales se disolverá el Comité y se tendrá por terminado el Convenio de Constitución del Comité para todos los efectos legales, excepto el crédito pendiente de los miembros del Comité.
XVIII. DISPOSICIONES FINALES
18.1 El incumplimiento por cualquiera de las partes de cualquier Decisión o Recomendación vinculante emitida de conformidad con estas Reglas por el Comité de Recomendaciones, el Comité de Decisiones o el Comité Híbrido no constituirá una nueva Disputa que deba ser sometida nuevamente al Comité.
18.2 Salvo disposición en contrario, el procedimiento del Comité será confidencial y la CAMARB, los miembros del Comité y las propias Partes tendrán prohibido revelar cualquier información a la que tengan acceso como resultado de su cargo o de su participación en el procedimiento, sin el consentimiento de todas las Partes. Partes, salvo en los casos en que exista obligación legal de publicidad.
18.3 La interpretación y aplicación de este Reglamento será responsabilidad del Comité. Antes de constituir el Comité, esta responsabilidad será asignada al Consejo Directivo de CAMARB.
18.4 Cualquier controversia entre los miembros del Comité relativa a la interpretación o aplicación de este Reglamento será resuelta por mayoría o, si no es posible una decisión mayoritaria, por el Presidente del Comité, cuya decisión al respecto será inapelable.
18.5 Las disposiciones sobre el procedimiento acordadas por las Partes tienen aplicación restringida y no afectan las normas sobre la organización y administración de los Comités de Prevención y Resolución de Controversias de la CAMARB.
18.6 El presente Reglamento deroga el anterior y entra en vigor a partir de su publicación, aplicándose a los procedimientos de Prevención y Resolución de Controversias iniciados ante la CAMARB, y sólo podrá ser modificado por resolución del Directorio de la CAMARB.
