1.1. Les objectifs de cette politique sont :

 

a) Réguler et informer les processus de communication interne et institutionnelle ;

b) Assurer la cohérence, l'efficacité et l'agilité du processus de communication de la CAMARB ; et

c) Définir les responsabilités en matière de communication du CAMARB.

 

 

2.1. Le public cible de la présente politique est :

 

a) Les employés, stagiaires, coordonnateurs, gestionnaires, surintendants, secrétaires, assistants de procédure, prestataires de services, directeurs, vice-présidents, président, administrateurs, membres du conseil d'administration et membres d'autres structures administratives de la CAMARB et/ou qui, d'une manière ou d'une autre, développent des activités en faveur de la CAMARB (« Collaborateurs ») ;

b) Des tiers, y compris des bénévoles, qui exercent des activités liées aux sujets couverts par la présente Politique ou entretiennent une relation institutionnelle, professionnelle ou contractuelle avec CAMARB (« Tiers »).

 

 

3.1. Directives générales de communication du CAMARB : La communication du CAMARB doit suivre les directives générales suivantes : 

 

a) Préserver et renforcer la réputation et la crédibilité de la CAMARB ;

b) Veiller à ce que les informations divulguées aux publics externes et internes soient transparentes, assertives et cohérentes ;

c) Respecter le secret, la confidentialité et la protection des informations protégées par la législation ou la réglementation applicable ;

d) S’aligner sur les principes éthiques et d’intégrité, reflétant les valeurs institutionnelles de la CAMARB ;

e) Adopter un langage clair, objectif et inclusif, adapté au public cible et aux moyens de communication utilisés ;

f) Promouvoir l’accessibilité, en veillant à ce que l’information soit disponible dans des formats qui répondent aux besoins des différents publics ;

g) Éviter les manifestations susceptibles de compromettre l’impartialité et la neutralité de la CAMARB ; et

h) Prioriser les canaux officiels de diffusion de l’information et maintenir un flux de communication continu et organisé avec les parties intéressées.

 

3.2. Communication interne : 

 

3.2.1. Objectif : La communication interne vise à :

 

a) Tenir le public cible de la présente Politique informé des initiatives et activités de la CAMARB, en temps opportun et de manière transparente, en respectant les conditions de secret et de confidentialité prévues par la loi ;

b) Promouvoir les valeurs et encourager les comportements alignés sur la culture organisationnelle de la CAMARB; et

c) Impliquer les employés, les professionnels de l’arbitrage, de la médiation, des conseils de règlement des différends et les tiers dans les initiatives du CAMARB. 

 

3.2.2. Canaux de communication. 

 

a) Courriel d'entreprise : Doit être utilisé pour les communications officielles, les annonces et les instructions intéressant le CAMARB ;

b) Intranet : Outil qui doit être utilisé pour partager les politiques, les procédures, les manuels, les formulaires, les campagnes de sensibilisation et autres documents et informations institutionnels ; 

c) Réunions internes : Elles doivent être organisées pour des alignements stratégiques, opérationnels ou des retours d'information ; et

d) Outils collaboratifs : Des plateformes telles que Teams ou WhatsApp pour une communication agile au quotidien.

 

3.2.3. Confidentialité et sécurité de l'information

 

a) Confidentialité et secret : Chacun doit préserver la confidentialité et le secret concernant les questions stratégiques et les procédures d'arbitrage, de médiation et de règlement des différends administrées par la CAMARB ou qui peuvent avoir un impact sur la réputation de la CAMARB ;

b) Sécurité : Chacun doit suivre les directives du CAMARB en matière de sécurité de l'information, en adoptant l'utilisation de mots de passe sécurisés et d'autres mesures de sécurité proposées par les professionnels de l'informatique qui conseillent le CAMARB ; et

c) Traitement des informations sensibles : Il est du devoir de chacun de veiller à ce que les documents et communications internes ne soient pas partagés avec des personnes extérieures au public autorisé.

 

3.2.4. Directives spécifiques pour la communication interne :

 

a) Les communications formelles, les annonces et les instructions importantes doivent être préalablement approuvées par le Président du Conseil d’administration ;

b) Doit établir des délais clairs pour répondre aux demandes internes et envoyer des informations ;

c) Tous les messages doivent être rédigés de manière concise, en soulignant les points les plus importants ; et

d) Elle doit être réalisée par les voies internes officielles de la CAMARB.

 

3.3. Communication institutionnelle : 

 

3.3.1. Objectif. L'objectif de la communication institutionnelle est de :

 

a) Renforcer l’image et la crédibilité du CAMARB auprès de ses publics externes ;

b) Divulguer des informations sur les services et les initiatives de la CAMARB de manière transparente et accessible ;

c) Établir une relation positive avec les parties prenantes, notamment les entreprises, les avocats, les arbitres, les organismes publics et la société en général ; et

d) Promouvoir la culture des moyens extrajudiciaires de prévention et de résolution des conflits et encourager le dialogue sur le sujet aux niveaux national et international.

 

3.3.2. Canaux de communication institutionnels

 

a) Site Web institutionnel : Principal canal de diffusion d’informations publiques, notamment d’événements, de publications et de services ;

b) Réseaux sociaux : Outils de diffusion de contenus éducatifs, d’actualités et de campagnes d’engagement ;

c) Bulletins d'information et rapports : Communication régulière avec les parties prenantes pour les informer des actualités, des événements et des réalisations du CAMARB ; et

d) Événements, concours et séminaires : Moments d’interaction directe avec le public pour promouvoir la culture de l’arbitrage et faire connaître les initiatives.

 

3.3.3. Lignes directrices pour la communication institutionnelle

 

a) Tout le contenu institutionnel doit être aligné sur les orientations stratégiques du CAMARB ;

b) Les publications et communications institutionnelles doivent être examinées par le vice-président institutionnel et approuvées par le président du conseil d’administration afin d’assurer leur qualité et leur cohérence ;

c) Le langage doit être clair, objectif et cohérent avec les valeurs de la CAMARB ; et

d) La communication institutionnelle doit rechercher un ton éducatif et informatif, en promouvant l’arbitrage comme méthode efficace de résolution des conflits.

 

3.3.4. Définition des porte-paroles : 

 

a) Seuls les porte-parole désignés par la CAMARB sont autorisés à parler au nom de l’institution ;

b) Les porte-paroles du CAMARB sont les suivants, dans cet ordre de priorité : (i) le président du conseil d’administration ; (ii) le vice-président institutionnel et (iii) le vice-président administratif ;

c) Pour répondre à des demandes spécifiques, le Président du Conseil peut désigner un porte-parole « ad hoc » pour parler au nom de la CAMARB.

 

3.3.5. Communication avec la presse : 

 

a) Toute interaction avec la presse doit être menée exclusivement par le Président du Conseil, conformément à l'article Définition des porte-parole, en veillant à ce que les informations divulguées soient exactes et alignées sur les objectifs stratégiques de la CAMARB ;

b) Toutes les demandes de la presse et/ou d'autres médias tiers, ainsi que les invitations à des événements impliquant une représentation officielle de la CAMARB, doivent être transmises au Vice-président institutionnel pour analyse et notification par le Président du Conseil.

 

 

4.1. Mesures disciplinaires :  

 

a) Elles dépendront de la gravité de la situation et/ou du comportement, ainsi que des conséquences auxquelles la CAMARB et/ou la personne ont été ou pourraient être confrontées ; 

b) Peut inclure : (i) un avertissement verbal ou écrit, (ii) la révocation ou la suspension, (iii) l'application d'une amende, (iv) une indemnisation pour dommages ; (v) la résiliation des contrats des personnes impliquées dans des cas graves d'illégalité ou de non-respect des règles internes de la CAMARB et (vi) l'adoption de mesures légales et contractuelles applicables ;  

c) Toute violation peut également donner lieu à des signalements auprès des autorités administratives et/ou policières compétentes, en fonction de la gravité et des exigences légales.

 

 

5.1. Questions et réclamations : 

 

Une fois que des doutes, des questions, des rapports, des suggestions, des opinions, des plaintes, des rapports ont été reçus, sur des questions impliquant cette politique, il vous appartiendra, conformément aux statuts de la CAMARB et au code d'éthique et de conduite de la CAMARB : 

 

a) Au surintendant, procéder à l'enregistrement initial, à l'analyse préliminaire et le porter à l'attention du président du conseil;

b) Au Président du Conseil d’Administration, adopter des mesures urgentes, de nature conservatoire et/ou immédiate, si nécessaire, et en informer le Comité d’éthique et d’intégrité ;

c) Au Comité d'éthique et d'intégrité de la CAMARB : (i) recevoir, analyser et rendre compte des plaintes, requêtes, rapports, suggestions, avis, procédures disciplinaires, enquêtes et réclamations reçues par les différents canaux de communication de la CAMARB sur des questions liées à l'éthique, à l'intégrité et à l'ESG afin qu'elles puissent être délibérées par le Conseil délibératif ; (ii) guider, recommander et conseiller le Conseil délibératif afin qu'il délibère sur les plaintes, requêtes, rapports, suggestions, plaintes, avis, procédures disciplinaires et enquêtes reçues par la CAMARB, conformément à l'article 17, paragraphe unique, des Statuts de la CAMARB.

d) Au Conseil délibérant de la CAMARB, pour délibérer en dernière instance.

 

5.2. Canal de signalement. Les parties intéressées peuvent, si nécessaire, signaler des problèmes via le canal de signalement de la CAMARB :

 

a) Courriel : ouvidoria@camarb.com.br

b) Téléphone : 31 3308-9437

c) Site Web : www.camarb.com.br 

 

5.3. Contrôle des approbations et des révisions.