1.1. Gli obiettivi della presente Politica sono:

 

a) Regolamentare e informare i processi di comunicazione interna ed istituzionale;

b) Garantire coerenza, efficacia e agilità nel processo di comunicazione del CAMARB; e

c) Definire le responsabilità relative alla comunicazione CAMARB.

 

 

2.1. I destinatari della presente Politica sono:

 

a) Dipendenti, stagisti, coordinatori, dirigenti, sovrintendenti, segretari, assistenti di procedura, fornitori di servizi, direttori, vicepresidenti, presidente, amministratori, membri del consiglio di amministrazione e membri di altre strutture amministrative del CAMARB e/o che, in qualche modo, sviluppano attività a favore del CAMARB (“Collaboratori”);

b) Terze parti, compresi i volontari, che svolgono attività connesse agli argomenti trattati dalla presente Politica o intrattengono un rapporto istituzionale, professionale o contrattuale con CAMARB (“Terze parti”).

 

 

3.1. Linee guida generali sulla comunicazione del CAMARB: la comunicazione del CAMARB deve seguire le seguenti linee guida generali: 

 

a) Preservare e rafforzare la reputazione e la credibilità del CAMARB;

b) Garantire che le informazioni divulgate al pubblico esterno e interno siano trasparenti, assertive e coerenti;

c) Rispettare la segretezza, la riservatezza e la privacy delle informazioni protette dalla legislazione o dai regolamenti applicabili;

d) Allinearsi ai principi etici e di integrità, riflettendo i valori istituzionali del CAMARB;

e) Adottare un linguaggio chiaro, obiettivo e inclusivo, adattato al pubblico di riferimento e ai mezzi di comunicazione utilizzati;

f) Promuovere l'accessibilità, assicurando che le informazioni siano disponibili in formati che soddisfino le esigenze dei diversi pubblici;

g) Evitare manifestazioni che possano compromettere l’imparzialità e la neutralità del CAMARB; e

h) Dare priorità ai canali ufficiali per la diffusione delle informazioni e mantenere un flusso continuo e organizzato di comunicazione con le parti interessate.

 

3.2. Comunicazione interna: 

 

3.2.1. Obiettivo: La comunicazione interna mira a:

 

a) Mantenere informati, in modo tempestivo e trasparente, i destinatari della presente Politica sulle iniziative e sulle attività del CAMARB, nel rispetto delle condizioni di segretezza e riservatezza previste dalla legge;

b) Promuovere valori e incoraggiare comportamenti allineati alla cultura organizzativa del CAMARB; e

c) Coinvolgere dipendenti, professionisti dell'arbitrato, della mediazione, dei comitati di controversia e terze parti nelle iniziative del CAMARB. 

 

3.2.2. Canali di comunicazione. 

 

a) E-mail aziendale: deve essere utilizzata per comunicazioni formali, annunci e istruzioni di interesse per CAMARB;

b) Intranet: strumento che dovrebbe essere utilizzato per condividere politiche, procedure, manuali, moduli, campagne di sensibilizzazione e altri documenti e informazioni istituzionali; 

c) Riunioni interne: dovrebbero essere tenute per allineamenti strategici, operativi o feedback; e

d) Strumenti collaborativi: piattaforme come Teams o WhatsApp per una comunicazione quotidiana agile.

 

3.2.3 Riservatezza e sicurezza delle informazioni

 

a) Riservatezza e segretezza: tutti devono mantenere la riservatezza e la segretezza in merito a questioni strategiche e procedure di arbitrato, mediazione e collegio sindacale amministrate dal CAMARB o che potrebbero avere un impatto sulla reputazione del CAMARB;

b) Sicurezza: tutti devono seguire le linee guida del CAMARB sulla sicurezza delle informazioni, adottando l'uso di password sicure e altre misure di sicurezza proposte dai professionisti IT che forniscono consulenza al CAMARB; e

c) Gestione delle informazioni sensibili: è dovere di tutti garantire che i documenti e le comunicazioni interne non vengano condivisi con persone esterne al pubblico autorizzato.

 

3.2.4. Linee guida specifiche per la comunicazione interna:

 

a) Le comunicazioni formali, gli annunci e le istruzioni importanti devono essere preventivamente approvati dal Presidente del Consiglio Esecutivo;

b) Deve stabilire scadenze chiare per rispondere alle richieste interne e inviare informazioni;

c) Tutti i messaggi devono essere scritti in modo conciso, evidenziando i punti più importanti; e

d) Deve essere effettuata attraverso i canali interni ufficiali della CAMARB.

 

3.3. Comunicazione istituzionale: 

 

3.3.1. Obiettivo. L'obiettivo della comunicazione istituzionale è:

 

a) Rafforzare l’immagine e la credibilità del CAMARB presso il suo pubblico esterno;

b) Divulgare informazioni sui servizi e le iniziative del CAMARB in modo trasparente e accessibile;

c) Stabilire un rapporto positivo con le parti interessate, tra cui aziende, avvocati, arbitri, enti pubblici e la società in generale; e

d) Promuovere la cultura degli strumenti extragiudiziali di prevenzione e risoluzione dei conflitti e incoraggiare il dialogo sul tema a livello nazionale e internazionale.

 

3.3.2. Canali di comunicazione istituzionale

 

a) Sito web istituzionale: Canale principale per la diffusione delle informazioni pubbliche, inclusi eventi, pubblicazioni e servizi;

b) Social network: strumenti per la diffusione di contenuti educativi, notizie e campagne di coinvolgimento;

c) Newsletter e relazioni: comunicazione regolare con le parti interessate per informarle sulle novità, gli eventi e i risultati del CAMARB; e

d) Eventi, concorsi e seminari: Momenti di interazione diretta con il pubblico per promuovere la cultura dell’arbitrato e pubblicizzare le iniziative.

 

3.3.3. Linee guida per la comunicazione istituzionale

 

a) Tutti i contenuti istituzionali devono essere allineati alle linee guida strategiche del CAMARB;

b) Le pubblicazioni e le comunicazioni istituzionali devono essere riviste dal Vicepresidente istituzionale e approvate dal Presidente del Consiglio di amministrazione per garantirne la qualità e la coerenza;

c) Il linguaggio deve essere chiaro, obiettivo e coerente con i valori del CAMARB; e

d) La comunicazione istituzionale deve ricercare un tono educativo e informativo, promuovendo l’arbitrato come metodo efficace di risoluzione dei conflitti.

 

3.3.4. Definizione di portavoce: 

 

a) Solo i portavoce designati dal CAMARB sono autorizzati a parlare a nome dell'istituzione;

b) Sono portavoce del CAMARB, in ordine di priorità: (i) Presidente del Consiglio; (ii) Vicepresidente istituzionale e (iii) Vicepresidente amministrativo;

c) Per rispondere a specifiche esigenze, il Presidente del Consiglio può designare un portavoce “ad hoc” che parli a nome del CAMARB.

 

3.3.5. Comunicazione con la stampa: 

 

a) Ogni interazione con la stampa deve essere condotta esclusivamente dal Presidente del Consiglio di Amministrazione, in conformità con la voce Definizione dei portavoce, assicurando che le informazioni divulgate siano accurate e in linea con gli obiettivi strategici del CAMARB;

b) Tutte le richieste provenienti dalla stampa e/o da altri media terzi, nonché gli inviti ad eventi che coinvolgono la rappresentanza ufficiale del CAMARB, dovranno essere inoltrati al Vicepresidente istituzionale per l'analisi e la notifica da parte del Presidente del Consiglio.

 

 

4.1. Misure disciplinari:  

 

a) Dipenderanno dalla gravità della situazione e/o della condotta, nonché dalle conseguenze che sono state o potrebbero essere affrontate dal CAMARB e/o dalla persona; 

b) Possono includere: (i) un avvertimento verbale o scritto, (ii) la rimozione o la sospensione, (iii) l'applicazione di una sanzione pecuniaria, (iv) il risarcimento dei danni; (v) la risoluzione dei contratti dei soggetti coinvolti in gravi casi di illegalità o di inosservanza delle norme interne del CAMARB e (vi) l'adozione di misure legali e contrattuali applicabili;  

c) Eventuali violazioni potranno inoltre dar luogo a segnalazioni alle competenti autorità amministrative e/o di polizia, a seconda della gravità e delle prescrizioni di legge.

 

 

5.1. Domande e reclami: 

 

Una volta ricevuti dubbi, domande, segnalazioni, suggerimenti, opinioni, reclami, segnalazioni su questioni che coinvolgono la presente Politica, spetterà a voi, in conformità con lo Statuto CAMARB e il Codice Etico e di Condotta CAMARB: 

 

a) Al Sovrintendente, effettuare la registrazione iniziale, l'analisi preliminare e portarla all'attenzione del Presidente del Consiglio;

b) al Presidente del Consiglio di Amministrazione, adottare, se necessario, provvedimenti urgenti, di natura cautelare e/o immediata, e darne comunicazione al Comitato Etico e di Integrità;

c) Al Comitato per l'etica e l'integrità del CAMARB: (i) ricevere, analizzare e riferire su reclami, quesiti, segnalazioni, suggerimenti, pareri, procedimenti disciplinari, indagini e denunce pervenuti tramite i diversi canali di comunicazione del CAMARB su questioni relative all'etica, all'integrità e all'ESG affinché possano essere deliberate dal Consiglio deliberativo; (ii) guidare, raccomandare e consigliare il Consiglio deliberativo affinché deliberi su reclami, quesiti, segnalazioni, suggerimenti, denunce, pareri, procedimenti disciplinari e indagini ricevuti dal CAMARB, in conformità con l'art. 17, comma unico, dello Statuto del CAMARB.

d) Al Consiglio Deliberativo del CAMARB, per deliberare in ultima istanza.

 

5.2. Canale di segnalazione. Ove necessario, le parti interessate possono segnalare o segnalare problemi tramite il Canale di segnalazione del CAMARB:

 

a) E-mail: ouvidoria@camarb.com.br

b) Telefono: 31 3308-9437

c) Sito web: www.camarb.com.br 

 

5.3. Controllo delle approvazioni e delle revisioni.