Efficace dal 28 maggio 2024
I. DISPOSIZIONI INIZIALI
1.1 CAMARB – CAMERA DI MEDIAZIONE E ARBITRATO COMMERCIALE – BRASILE, di seguito denominata CAMARB, ha come obiettivo l’amministrazione di procedure di arbitrato, mediazione e altre forme extragiudiziali di risoluzione delle controversie.
1.2 La procedura di mediazione è volontaria e si basa sui principi che guidano la mediazione, nonché sulle disposizioni legislative che disciplinano la materia.
1.3 Il Regolamento sulla mediazione aziendale del CAMARB, ora denominato “Regolamento”, si applicherà ogniqualvolta le parti concordino in tal senso, indipendentemente dall’esistenza di una clausola di mediazione o di una clausola scaglionata che preveda l’adozione delle regole di mediazione del CAMARB.
1.4 Salvo diversa disposizione, si applica la normativa vigente alla data della Domanda di Mediazione.
1.5 In caso di partecipazione diretta o indiretta della Pubblica Amministrazione, le norme del presente Regolamento potranno essere adattate, ove necessario, per soddisfare le disposizioni di legge in materia.
II. DEI MEDIATORI
2.1 Possono essere nominati mediatori sia i membri dell'elenco dei mediatori del CAMARB sia coloro che non ne fanno parte.
2.2 Le parti possono richiedere e il mediatore può raccomandare, previa loro accettazione, la comediazione.
2.3 Nel caso di controversie di elevata complessità, con la presenza di più parti, il mediatore scelto può proporre l'assunzione di un team di mediatori e di un team multidisciplinare, con compenso a ciascun membro del team, secondo quanto previsto dalla tabella dei prezzi.
PARTE III RICHIESTA DI MEDIAZIONE
3.1 Chiunque intenda sottoporre una controversia alla procedura di mediazione, sotto l'amministrazione del CAMARB, deve comunicare la propria intenzione alla Segreteria Generale, indicando:
i – nome e qualifica completa del/dei Richiedente/i, del/dei suo/i Rappresentante/i, nel caso di una persona giuridica, e del/dei suo/i Patrono/i, quando rappresentato/i da avvocato/i;
ii – indirizzo elettronico e indirizzo fisico di tutti i soggetti indicati nel comma precedente, compreso l'indirizzo eventualmente riportato nel contratto o nella clausola di mediazione a supporto della richiesta;
iii – procura, corredata da documenti personali e/o statuti, se applicabili;
iv – nome e qualifica completa della Parte richiesta e del suo Rappresentante, nel caso di una persona giuridica;
v – indirizzo elettronico e fisico di tutti i soggetti indicati nel comma precedente;
vi – copia integrale dell’atto contenente la clausola di mediazione o di escalation, se presente;
vii – breve relazione del caso;
viii – valore stimato del conflitto.
3.2 Tutti i documenti presentati dalle parti dovranno essere consegnati alla Segreteria del CAMARB in formato digitale, resi disponibili come allegati al messaggio elettronico inviato dalla parte o tramite un link di accesso indicato dalla Segreteria del CAMARB.
3.3 Le comunicazioni della Segreteria del CAMARB e del mediatore nonché le dichiarazioni delle parti saranno inviate alle parti stesse o, qualora vi sia un avvocato da loro nominato, esclusivamente a lui/lei, tramite posta elettronica inviata all'indirizzo fornito dalla/e parte/i alla Segreteria.
3.4 All'atto della richiesta di avvio della procedura di mediazione, il Richiedente dovrà versare un acconto non rimborsabile pari alla Quota di Iscrizione.
3.5 Qualora non vengano rispettati i requisiti di cui ai punti 3.1 e 3.4, la Segreteria stabilirà un termine di 10 (dieci) giorni di calendario, a decorrere dalla data di concessione di tale termine, per l'adempimento. Qualora i requisiti non vengano soddisfatti entro il termine concesso, la Domanda di Mediazione verrà archiviata, fatta salva la possibilità di una nuova richiesta, e in tal caso non verrà rimborsata la Quota di Iscrizione.
3.6 La Segreteria del CAMARB invierà alla Parte richiesta, preferibilmente all'indirizzo e-mail fornito dal Richiedente, la Domanda di Mediazione e i suoi allegati, nonché una copia del presente Regolamento e l'elenco dei nominativi che compongono il proprio Elenco dei mediatori, affinché, entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento, possa rispondere alla richiesta.
3.6.1 La risposta deve essere necessariamente corredata da:
i – nome e qualifica completa del/dei Richiedente/i e del/dei suo/i Rappresentante/i, nel caso di una persona giuridica, e del/i suo/i Patrono/i, quando rappresentato/i da avvocato/i;
ii – indirizzo elettronico e indirizzo fisico di tutti i soggetti indicati nel comma precedente;
iii – procura, corredata da documenti personali e/o statuti, se applicabili.
3.7 Tutte le scadenze indicate nel presente Regolamento sono continue e contano i giorni lavorativi, escluso il giorno di ricezione e incluso il giorno della scadenza.
3.8 I termini decorrono dal primo giorno lavorativo successivo alla convocazione, alla notifica o alla comunicazione ricevuta dalla Segreteria.
3.9 Nel caso in cui il Convenuto non venga reperito, il Richiedente verrà immediatamente informato e dovrà fornire un nuovo recapito alla Segreteria del CAMARB entro 10 (dieci) giorni, pena l'archiviazione della domanda di mediazione, fatta salva la possibilità di una nuova richiesta, senza in tal caso alcun rimborso della Quota di Iscrizione.
3.10 Se la parte avversa rifiuta di partecipare alla mediazione, la Segreteria del CAMARB ne darà comunicazione scritta alla parte richiedente.
IV. PRE-MEDIAZIONE
4.1 L'incontro di pre-mediazione ha un carattere informativo, in quanto precede l'avvio della procedura ed è condotto dalla Segreteria del CAMARB, congiuntamente o separatamente.
4.2 Tutte le parti saranno invitate a partecipare all'incontro di pre-mediazione, da remoto, che sarà programmato dalla Segreteria del CAMARB nei giorni e negli orari in base alla loro disponibilità.
V. NOMINA DEI MEDIATORI
5.1 Dopo l'incontro di pre-mediazione e la riscossione della quota di amministrazione e degli onorari del mediatore, conformemente ai punti 8.3, 8.5 e 8.6, la Segreteria del CAMARB chiederà alle parti di nominare, di comune accordo, entro 10 (dieci) giorni, a decorrere dal ricevimento della comunicazione, un mediatore che agisca nella procedura di mediazione.
5.2 La persona o le persone nominate per svolgere la funzione di mediatore sottoscriveranno la Dichiarazione di non impedimento e il Questionario, informando di ogni circostanza che possa dare adito a giustificati dubbi sulla loro imparzialità e indipendenza, rispetto alle parti o alla controversia oggetto di mediazione, nonché sulla necessaria disponibilità a condurre la mediazione.
5.2.1 La dichiarazione di non impedimento e il questionario presentati dal mediatore saranno inoltrati alle parti, che avranno 5 (cinque) giorni di calendario per rispondere.
5.2.2 Se nel corso della mediazione il mediatore viene a conoscenza dell'esistenza di un fatto o di una circostanza che può incidere sulla sua imparzialità o indipendenza, deve informare immediatamente le parti e la CAMARB della necessità del suo ritiro.
5.3 Entro 10 (dieci) giorni dal ricevimento della dichiarazione di disponibilità, indipendenza e imparzialità o delle informazioni di cui al punto 5.2, ciascuna delle parti può ricusare il mediatore che non risponda ai requisiti previsti dalla normativa applicabile, incorra in una delle ipotesi di impedimento o sospetto previste dalla Legge sulla mediazione, o non abbia la disponibilità ad agire nella procedura.
5.3.1 In caso di opposizione, il mediatore sarà convocato dalla Segreteria del CAMARB per rispondere entro 5 (cinque) giorni, trascorsi i quali alle parti sarà concesso l'accesso al caso per lo stesso periodo.
5.3.2 Dopo aver fornito i chiarimenti, spetterà alle Parti decidere se mantenere o meno la nomina del mediatore.
5.3.3 Se una delle parti decide di rifiutare il mediatore nominato, le parti saranno informate dalla Segreteria del CAMARB che dovrà rispondere entro 05 (cinque) giorni di calendario, indicando congiuntamente un nuovo mediatore o richiedendo espressamente che la nomina del mediatore venga effettuata dal Consiglio di amministrazione del CAMARB.
5.4 Qualora sia necessario che il mediatore sia nominato dal Consiglio di Amministrazione della CAMARB o, in caso di urgenza, ad referendum, dal Vicepresidente della Mediazione della CAMARB, in conformità allo Statuto della Camera, la Segreteria della CAMARB inoltrerà alle parti un elenco di mediatori con un minimo di tre candidature, inclusi i rispettivi curriculum, chiedendo alle parti di indicare il loro ordine di preferenza rispetto ai mediatori nominati, numerandoli da 1 (uno) a 3 (tre), entro 5 (cinque) giorni.
5.5 La mediazione sarà condotta dal mediatore nominato di comune accordo dalle parti.
5.6 In caso di mancata coincidenza di indicazioni, la Segreteria del CAMARB potrà ripetere la procedura prevista al punto 5.3, qualora le parti vi siano interessate, inoltrando un nuovo elenco proposto.
5.7 Per nominare il/i mediatore/i in conformità al Regolamento, le parti, i loro avvocati e il Consiglio direttivo della CAMARB devono considerare, tra l'altro, le qualifiche e le caratteristiche del professionista, nonché gli impegni per l'equità di genere e razziale assunti dalla Camera.
5.8 In caso di decesso, di dichiarazione di impedimento o di sospettato del mediatore nominato, ovvero di impossibilità a svolgere la funzione, e le parti convengano di proseguire con la mediazione, esse dovranno nominare congiuntamente un altro mediatore entro 10 (dieci) giorni, in caso contrario la Segreteria del CAMARB potrà ripetere la procedura prevista al punto 5.4, inoltrando un nuovo elenco proposto.
VI. CONTRATTO DI MEDIAZIONE
6.1 Dopo la nomina del mediatore, la Segreteria del CAMARB inviterà il mediatore e le parti a un incontro per stabilire la procedura e firmare il Contratto di Mediazione, che conterrà:
i – nome, professione, stato civile e indirizzo delle parti e dei loro eventuali avvocati;
ii – nome, professione e indirizzo del mediatore nominato;
iii – la questione che sarà oggetto di mediazione;
iv – la lingua in cui verrà condotta la procedura di mediazione;
v – la designazione del luogo, della data e dell’ora della prima sessione di mediazione e il programma/calendario delle restanti sessioni di mediazione, inclusa la durata stimata della procedura, se applicabile;
vi – la clausola di riservatezza e la sua portata;
vii – la disposizione secondo cui il mediatore non può agire come arbitro o testimone in procedimenti giudiziari o arbitrali relativi all'oggetto del conflitto portato in mediazione, né può, per un periodo di un anno a partire dalla fine dell'ultima udienza in cui ha agito, consigliare, rappresentare o sponsorizzare una qualsiasi delle parti;
viii – determinazione della forma di pagamento degli onorari del mediatore e del compenso amministrativo, nonché dichiarazione di responsabilità per il rispettivo pagamento e per le spese di mediazione.
6.2 Le parti e/o i loro eventuali avvocati e il mediatore firmeranno l'accordo di mediazione elettronicamente su una piattaforma digitale messa a disposizione dal CAMARB e la versione finale verrà inviata a tutti i firmatari dopo che tutte le firme saranno state registrate.
6.3 La mediazione si considera avviata alla data del primo incontro di mediazione.
6.3.1 Il primo incontro di mediazione sarà considerato quello finalizzato alla sottoscrizione del Contratto di Mediazione.
6.3.3 Una volta iniziata la mediazione, le successive sessioni in presenza delle parti potranno essere programmate solo con il loro consenso.
6.3.4 Durante lo svolgimento del procedimento di mediazione, il termine di prescrizione sarà sospeso.
PARTE VII DELLA PROCEDURA
7.1 Le sessioni di mediazione possono essere tenute contemporaneamente o separatamente, a seconda dell'intendimento del mediatore o della richiesta delle parti.
7.2 Le sessioni di mediazione possono svolgersi a distanza o di persona; la Segreteria del CAMARB è responsabile della loro organizzazione.
7.3 Nello svolgimento della procedura di mediazione, le parti, i loro avvocati, il mediatore e la Segreteria della CAMARB devono dare priorità all'uso delle comunicazioni elettroniche, partecipare a riunioni virtuali e, nel caso di riunioni di persona, utilizzare prodotti durevoli e immediatamente consumabili, meno dannosi per l'ambiente, in conformità con il Mediator's Green Pledge, promosso dalla World Mediators Alliance on Climate Change, assunto dalla Camera.
7.4 Se ritenuto necessario, il mediatore può chiedere alle parti di presentare per iscritto, in modo succinto, entro un periodo massimo di 10 (dieci) giorni prima della data fissata per la prima sessione, un Piano di mediazione, che descriva, tra l'altro, gli obiettivi della mediazione, l'analisi dei loro interessi, delle loro esigenze e dei possibili rischi della controversia, nonché tutti i documenti che ritengono importanti per informare il mediatore sulla questione controversa.
7.5 Tutti coloro che hanno accesso alla procedura di mediazione devono considerare riservate tutte le informazioni e i documenti presentati durante la mediazione, a meno che le parti non dichiarino espressamente diversamente o quanto stabilito dalla legge.
7.6 Per garantire l'efficacia della procedura, su richiesta del mediatore, le parti devono dimostrare che le persone presenti alle sessioni di mediazione hanno il potere di rappresentarle e di prendere le decisioni necessarie per risolvere il conflitto, compresa la firma di un accordo.
7.7 Il mediatore può limitare il numero di persone che rappresentano ciascuna delle parti, al fine di creare un ambiente favorevole al corretto svolgimento della procedura.
7.8 Le parti, i loro avvocati, il mediatore e la Segreteria del CAMARB devono mantenere un ambiente inclusivo per tutti i partecipanti alla procedura di mediazione, tenendo conto della diversità di genere, razza, orientamento sessuale, religione, etnia, regionalità, età e delle persone con disabilità.
7.8.1 Per ottemperare al punto 7.8, il partecipante alla procedura di mediazione che riscontra difficoltà a svolgere adeguatamente il proprio ruolo, in particolare a causa di disabilità, deve segnalare il fatto e suggerire un'idonea misura di superamento alla Segreteria del CAMARB e, se già nominato, al mediatore, affinché possa adottare le misure idonee a rendere pienamente accessibile la procedura.
7.9 La procedura di mediazione si considera conclusa: (i) al raggiungimento di un accordo tra le parti, (ii) in caso di dichiarazione di una delle parti di mancanza di interesse o di impossibilità di raggiungere un accordo, o (iii) per decisione del mediatore, quando questi ritenga che ulteriori sforzi per raggiungere un consenso non siano giustificati.
7.9.1 Nei casi previsti al punto 7.9, le parti o il mediatore, a seconda dei casi, devono comunicare alla Segreteria del CAMARB la propria decisione, senza che sia necessario indicarne i motivi.
7.10. Una volta conclusa la procedura di mediazione, nel caso in cui siano state consegnate copie cartacee di qualsiasi documento o dichiarazione, tutti i documenti presentati o prodotti durante la mediazione saranno resi disponibili alla parte che li ha presentati per un periodo di 30 (trenta) giorni, con le relative spese di spedizione a carico della parte. Trascorso tale termine, il CAMARB e il mediatore sono espressamente autorizzati a distruggere tutta la documentazione.
7.11 La presenza di un avvocato che rappresenti la parte nella mediazione è facoltativa. Quando sei presente, devi firmare il Contratto di Mediazione.
7.11.1 Se solo una delle parti si presenta accompagnata da un avvocato, il mediatore sospenderà la procedura finché tutte le parti non saranno debitamente assistite.
7.12 Qualora non sia possibile mettere per iscritto l'accordo definitivo, a discrezione delle parti e dei loro eventuali avvocati, prima della fine della sessione di mediazione potrà essere redatto un documento contenente le linee guida generali relative ai punti da affrontare nella preparazione di detto accordo definitivo.
7.12.1 La riservatezza della mediazione non si applica al presente documento, che può essere utilizzato per provare i termini di quanto concordato, sia in tribunale ordinario che in arbitrato.
PARTE VIII SPESE DI REGISTRAZIONE E DI AMMINISTRAZIONE, SPESE DEL MEDIATORE E ALTRE SPESE
8.1 Insieme alla richiesta di mediazione, il richiedente deve presentare il pagamento della quota di iscrizione non rimborsabile, nell'importo stabilito nella tabella dei costi e delle spese di mediazione del CAMARB.
8.2 Se le parti non raggiungono una risoluzione completa della controversia nella procedura di mediazione, l'importo della quota di iscrizione versata nella mediazione può essere utilizzato per integrare l'importo della quota di iscrizione per qualsiasi procedura di arbitrato presso il CAMARB.
8.3 Le spese inerenti alle procedure di mediazione amministrate dal CAMARB saranno determinate in conformità alla Tabella dei costi e delle spese in vigore al momento della Richiesta di mediazione e comprenderanno la Quota di iscrizione, la Quota di amministrazione, gli Onorari del mediatore e le altre spese ivi indicate.
8.3.1 Dopo lo svolgimento della pre-mediazione, se le parti concordano di partecipare alla procedura di mediazione, la Segreteria del CAMARB avviserà loro di pagare la loro quota di spese amministrative e di onorari del mediatore, secondo la Tabella dei costi e delle spese del CAMARB.
8.4 Qualora nel corso della mediazione si riscontri che il valore economico della controversia, dichiarato dalle parti, sia inferiore al valore economico reale determinato sulla base degli elementi prodotti nel corso della procedura, la Segreteria del CAMARB o il mediatore procederanno alla relativa correzione e le parti dovranno, se del caso, integrare l'importo inizialmente versato a titolo di Spese di Amministrazione e Onorari del Mediatore, entro 15 (quindici) giorni, a decorrere dal ricevimento della citazione loro inviata.
8.5 In caso di mancato pagamento da parte di una delle parti della Commissione amministrativa e/o degli Onorari del mediatore previsti ai punti 8.3 e 8.4, l'altra parte potrà riscuotere il rispettivo importo, per conto della parte inadempiente, al fine di consentire lo svolgimento della mediazione.
8.6 Qualora la Commissione amministrativa e/o gli Onorari del Mediatore non vengano pagati per intero entro i termini stabiliti, la mediazione verrà sospesa e potrà essere ripresa una volta effettuato il pagamento di cui sopra.
8.6.1 Trascorsi 30 (trenta) giorni di sospensione per mancato pagamento, la parte inadempiente sarà intimata ad effettuare il pagamento entro 10 (XNUMX) giorni, trascorsi i quali la mediazione si considererà conclusa. Gli importi relativi alla Commissione amministrativa e agli Onorari del mediatore versati fino a quel momento saranno restituiti rispettivamente a CAMARB e al mediatore.
8.7 Le spese sostenute per l'esecuzione degli atti della procedura di mediazione sono a carico della parte che richiede il rispettivo provvedimento o di entrambe le parti se il provvedimento è avviato dal mediatore o è previsto dal presente Regolamento. La Segreteria del CAMARB potrà richiedere alle parti un anticipo di importo sufficiente a coprire le spese previste per la mediazione, in un importo da stabilire caso per caso, importo che sarà subordinato alla presentazione di rendiconti.
8.8 Al termine della procedura di mediazione, il CAMARB sarà tenuto a verificare gli importi versati dalle parti, al fine di verificare se saranno necessari pagamenti aggiuntivi, sia a titolo di onorario del mediatore, sia a integrazione del compenso amministrativo, sia, eventualmente, a titolo di rimborso spese, che dovranno essere debitamente comprovati dal CAMARB o dal mediatore, a seconda dei casi. Se tuttavia rimane un saldo a favore delle parti, questo verrà loro rimborsato.
PARTE IX TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
9.1 Le parti, i loro rappresentanti legali, il mediatore e gli altri partecipanti alla mediazione acconsentono al trattamento dei dati personali da parte del CAMARB, in qualità di titolare del trattamento di tali dati, al fine di ottemperare ai propri obblighi statutari e regolamentari, consentendo l'adeguato svolgimento della procedura di mediazione.
9.2 Il trattamento previsto al punto 9.1 sarà effettuato da CAMARB nel rispetto della propria politica di Data Protection Governance.
9.3 Il mediatore e le parti devono garantire il rispetto delle disposizioni di legge relative al trattamento dei dati personali per il corretto svolgimento della mediazione, essendo la CAMARB esonerata da qualsiasi responsabilità sussidiaria derivante dal mancato rispetto di detta normativa.
9.4 Dopo la conclusione della mediazione, i dati trattati dal CAMARB per consentire la gestione della procedura saranno conservati sui propri server per tutto il tempo necessario a consentire il regolare esercizio dei diritti, compresi quelli del CAMARB, e ad adempiere agli obblighi di legge e, successivamente, saranno resi anonimi o eliminati.
X. DISPOSIZIONI FINALI
10.1 Nel caso in cui venga avviato un procedimento arbitrale dopo lo svolgimento della mediazione, chiunque abbia partecipato come mediatore per la stessa controversia non può svolgere la funzione di arbitro.
10.1.1 Allo stesso modo, nel caso in cui venga avviata una procedura di mediazione dopo lo svolgimento di un arbitrato, chiunque abbia partecipato come arbitro per la stessa controversia non può svolgere la funzione di mediatore.
10.2 Al mediatore è impedito di agire come testimone in qualsiasi procedimento legale o arbitrale che possa essere avviato per risolvere lo stesso conflitto.
10.3 La procedura di mediazione sarà strettamente confidenziale e al CAMARB, al mediatore, alle parti stesse e a tutti gli altri partecipanti è fatto divieto di divulgare qualsiasi informazione a cui abbiano accesso in ragione dei loro doveri o della partecipazione alla procedura di mediazione senza l'espresso consenso di tutte le parti, salvo nei casi in cui vi sia un obbligo legale di divulgazione.
10.4 La riservatezza della mediazione comprende tutte le informazioni, i documenti e i dati presentati dalle parti, dal mediatore e dagli altri soggetti coinvolti nella procedura di mediazione, dalla presentazione della richiesta di mediazione da parte della parte interessata fino alla fine della procedura, indipendentemente dal fatto che vi sia stato o meno un accordo tra le parti, ad eccezione solo: (i) delle informazioni e dei documenti espressamente identificati come non riservati; (ii) documenti e informazioni accessibili al pubblico; (iii) documenti e informazioni che erano già noti a tutte le parti coinvolte e non erano protetti da un obbligo di riservatezza concordato in una clausola, termine o contratto separato.
10.5 Salvo diversa disposizione, il luogo della mediazione sarà la sede della CAMARB.
10.6 In assenza di accordo tra le parti, il mediatore indicherà la lingua o le lingue del procedimento di mediazione, tenendo conto di tutte le circostanze rilevanti, inclusa la lingua del contratto, se presente.
10.7 L'eventuale avvio di un procedimento giudiziario o arbitrale non impedirà la prosecuzione della procedura di mediazione, né il suo avvio, se ciò è nell'interesse delle parti.
10.8 Sarà responsabilità del mediatore interpretare ed applicare il presente Regolamento in tutto ciò che concerne la sua competenza, i suoi doveri e le sue prerogative.
10.9 È riservata la possibilità di emanare ordini da parte del Segretario Generale, congiuntamente al Presidente o al Vicepresidente della Mediazione, ai sensi dello Statuto del CAMARB, allo scopo di trasmettere questioni relative al regolare svolgimento delle procedure di mediazione e che non rientrano nelle altre competenze definite nello Statuto stesso, nel presente Regolamento e nelle Risoluzioni Amministrative.
10.10 Eventuali omissioni saranno risolte dal mediatore, dal Consiglio Direttivo del CAMARB o, in casi urgenti, ad referendum, dal Vicepresidente della Mediazione del CAMARB, se il mediatore non è stato ancora nominato.
10.11 Il Consiglio di Amministrazione del CAMARB sarà responsabile della definizione della Tabella dei Costi e delle Spese e dell'Elenco dei mediatori.
10.12 Si applicano la Tabella dei costi e delle spese e l'Elenco dei mediatori vigenti al momento della richiesta di mediazione.
10.13 Il presente Regolamento entra in vigore alla data della sua pubblicazione e può essere modificato solo con delibera del Consiglio di Amministrazione del CAMARB.
Flavia Bittar
Presidente
