I. INTRODUZIONE
1.1 CAMARB – CAMERA DI ARBITRATO COMMERCIALE – BRASILE, di seguito denominata “CAMARB”, ha tra i suoi obiettivi la promozione e la diffusione di forme extragiudiziali di prevenzione e risoluzione delle controversie, una delle quali è rappresentata dai Comitati di Prevenzione e Risoluzione delle Controversie (Comitati o CPRD).
1.2 Nell'ambito dei Comitati per la prevenzione e la risoluzione delle controversie, il CAMARB fornirà servizi amministrativi alle Parti e ai membri del Comitato, tra cui la nomina dei suoi membri e la decisione su eventuali contestazioni alla nomina dei membri.
1.3 Le azioni del CAMARB non comportano alcun atto di responsabilità del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie nell'ambito delle sue attribuzioni, ed è responsabilità del Comitato condurre la procedura in conformità al presente Regolamento e come previsto dal Contratto.
1.4 Il Regolamento del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie del CAMARB, di seguito denominato “Regolamento”, si applica ogniqualvolta un Contratto di esecuzione continuata o differita preveda l’adozione di norme del CAMARB.
1.5 Salvo diversa disposizione, si applicano i Regolamenti in vigore alla data di inizio delle attività del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie, corrispondente alla data in cui tutti i suoi membri e le Parti hanno firmato il suo Atto costitutivo.
1.6 Ai fini del presente regolamento:
(i) Assistenza informale: significa l'assistenza che le parti possono richiedere ai Comitati in merito a controversie che non sono state ancora formalmente sottoposte loro e che può essere fornita dai Comitati, oralmente o per iscritto, in riunioni con le parti, senza vincolare una futura Raccomandazione o Decisione. (ii) Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie (Comitato): indica il Comitato di raccomandazione, il Comitato decisionale o il Comitato ibrido, formato da uno, tre o più membri per la prevenzione e la risoluzione delle controversie ad esso sottoposte dalle Parti;
(iii) Contratto: indica il contratto di prestazione continuata o differita stipulato tra le Parti che prevede il ricorso al Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie;
(iv) Decisione: determinazione vincolante emessa dal Comitato decisionale in merito alla controversia ad esso sottoposta, alla quale le Parti devono ottemperare immediatamente;
(v) Controversia: significa qualsiasi controversia, conflitto o divergenza derivante dal Contratto che viene sottoposta al Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie per la sua deliberazione;
(vi) Parte: indica la parte o le parti dell'Accordo che prevede l'uso del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie;
(vii) Raccomandazione: una dichiarazione non vincolante rilasciata dal Comitato di Raccomandazione in merito alla controversia ad esso sottoposta. Se non viene contestato dalle Parti o sottoposto ad arbitrato, diventerà vincolante;
(viii) Strumento di istituzione: significa lo strumento firmato tra le Parti e il membro o i membri del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie, per avviare le attività del Comitato.
II. DI COMUNICAZIONI, DICHIARAZIONI E SCADENZE
2.1 Tutte le dichiarazioni e i documenti presentati dalle Parti o dal Comitato devono essere inviati simultaneamente ai suoi membri e alle altre Parti, a seconda dei casi, agli indirizzi forniti da ciascun membro e dalle Parti nell'Atto costitutivo.
2.2 I termini stabiliti nel presente Regolamento e quelli stabiliti dal Comitato decorrono dal giorno lavorativo successivo alla data di ricezione della comunicazione inviata dalla Parte o dal Comitato. Le scadenze sono continue e il corso non viene sospeso nei giorni festivi o non lavorativi. Se la scadenza cade in un giorno festivo o non lavorativo, la scadenza sarà prorogata al giorno lavorativo successivo.
2.3 I file delle dichiarazioni devono essere inviati in formato elettronico, caricati sulla piattaforma digitale offerta dal CAMARB o con altri mezzi forniti dalle Parti e dal Comitato, a condizione che vi sia prova del loro invio e ricezione.
2.4 Tutte le dichiarazioni saranno considerate debitamente consegnate alla data di ricezione, in conformità al punto 2.3.
2.5 Le Parti, con il consenso del Comitato, possono modificare i termini previsti nel presente Regolamento.
PARTE III SULL'ISTITUZIONE DEL COMITATO PER LA PREVENZIONE E LA RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
3.1 Il Comitato dovrà essere costituito entro 30 (trenta) giorni dalla sottoscrizione del Contratto o entro qualsiasi altro termine definito dalle Parti, a partire dalla sottoscrizione dell'Atto Costitutivo.
3.2. Il Comitato sarà istituito in conformità al presente Regolamento, nel rispetto delle disposizioni del Contratto, e la/le Parte/i interessata/e all'istituzione di un Comitato per la Prevenzione e la Risoluzione delle Controversie dovrà/dovranno presentare alla Segreteria una Richiesta formale e scritta, che dovrà contenere: (modificato da Risoluzione amministrativa n. 31/24)
io. nome e qualifica completa del/dei richiedente/i, del/dei suo/i rappresentante/i, nel caso di una persona giuridica, e del/dei suo/i patrono/i, quando rappresentato/i da avvocato/i;
ii. indirizzo elettronico e indirizzo fisico di tutti i soggetti indicati nel comma precedente, compreso l'indirizzo eventualmente riportato nel contratto o nella clausola di mediazione a corredo della richiesta;
iii. procura, corredata di documenti personali e/o statuto, se applicabile;
iv. nome e qualifica completa della Parte Richiesta e del suo Rappresentante, nel caso di persona giuridica;
v. indirizzo elettronico e fisico di tutti i soggetti indicati nel comma precedente;
Ho visto. l'individuazione del Contratto che prevede l'istituzione del Comitato, con la caratterizzazione del suo oggetto, che deve essere il Contratto stesso e le eventuali modifiche allegate;
vii. indicazione se il Comitato sarà permanente o “ad hoc” conformemente al Capitolo X del Regolamento;
viii. indicazione della tipologia di Comitato da istituire ai sensi del Capo VI del Regolamento, se già previsto nel contratto;
9. indicazione del numero dei componenti del Comitato, se già previsto nel contratto;
X. valore stimato dell'oggetto del contratto;
11. ai fini dell'esercizio dell'obbligo di informazione da parte dei componenti del Comitato da nominare, l'indicazione dell'esistenza, oltre alle Parti, di altri soggetti e/o enti collegati al conflitto e/o interessati allo stesso.
3.2.1. Tutti i documenti presentati dalle parti dovranno essere consegnati alla Segreteria del CAMARB in formato digitale, resi disponibili come allegati al messaggio elettronico inviato dalla parte o tramite un link di accesso indicato dalla Segreteria del CAMARB. (incluso da Risoluzione amministrativa n. 31/24)
3.2.2. Alla domanda di costituzione deve essere allegata la prova del pagamento della quota di iscrizione, secondo quanto previsto dalla Tabella dei costi, delle spese e dei compensi dei membri del comitato, Allegato II del presente Regolamento. (incluso da Risoluzione amministrativa n. 31/24)
3.2.3. Qualora uno qualsiasi dei requisiti di cui al punto 3.2 non venga rispettato, la Segreteria stabilirà un termine di 10 (dieci) giorni di calendario, a decorrere dalla data di concessione di tale termine, per l'adempimento. In caso di mancato rispetto dei requisiti entro il termine concesso, la Domanda verrà archiviata, fatta salva la possibilità di una nuova domanda, e in tal caso non verrà rimborsata la Quota di Iscrizione. (incluso da Risoluzione amministrativa n. 31/24)
3.3 Qualora il Contratto non preveda il numero dei membri del Comitato, esso sarà composto da 3 (tre) membri.
3.4 Qualora le Parti decidano di nominare un unico membro, tale membro dovrà essere nominato di comune accordo entro 30 (trenta) giorni dalla sottoscrizione del Contratto, o entro qualsiasi altro termine definito dalle Parti. Se non si raggiunge un consenso entro il termine stabilito, il Consiglio di amministrazione del CAMARB effettuerà una nomina, preferibilmente tra i membri del suo Elenco dei membri del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie del CAMARB, tenendo conto delle competenze necessarie del professionista in ogni caso specifico.
3.5 Salvo diverso accordo, qualora le Parti decidano di costituire il Comitato con 3 (tre) membri, ciascuna Parte nominerà un membro entro 7 (sette) giorni dalla firma del Contratto. Entro 7 (sette) giorni dalla presentazione del termine di cui al punto 4.2, i membri nominati nomineranno congiuntamente il terzo membro, che svolgerà le funzioni di presidente.
3.6 Qualora una delle Parti non provveda a nominare uno dei membri entro il termine previsto al punto precedente o nel caso in cui non si raggiunga un consenso tra i membri nominati dalle Parti per la nomina del terzo membro, la nomina verrà effettuata dal Consiglio di Amministrazione del CAMARB, previo pagamento del rispettivo compenso per i servizi previsto nell'Allegato II, nel rispetto di quanto previsto nell'ultima parte del punto 3.4 che precede.
3.7 Entro 7 (sette) giorni, decorrente dalla rispettiva indicazione, il professionista indicato a comporre la Commissione dovrà presentare il termine di cui al punto 4.2.
3.8 Dopo aver ricevuto il termine di cui sopra, le Parti avranno 7 (sette) giorni di tempo per proporre, motivatamente, eventuali obiezioni ai soci.
3.9 In caso di opposizione, la costituzione del Comitato verrà sospesa e il membro contestato verrà convocato a replicare entro 5 (cinque) giorni, potendo l'altra Parte replicare entro lo stesso termine.
3.10 Il Consiglio di Amministrazione del CAMARB determinerà la costituzione di un apposito comitato per prendere una decisione definitiva sulla contestazione del membro, previo pagamento della quota corrispondente stabilita nell'Allegato II. Questo comitato sarà preferibilmente formato da professionisti iscritti all'elenco dei membri del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie del CAMARB.
3.11 In caso di decesso, di dimissioni, di dichiarazione di impedimento o sospetto di un membro nominato o di impossibilità a svolgere le proprie funzioni, il sostituto verrà nominato secondo le modalità e nei termini previsti per la nomina del membro sostituito, come previsto dagli articoli 3.4 e 3.5. Quando il Comitato è composto da 3 (tre) o più membri e uno (uno) di essi viene sostituito, gli altri rimangono in carica e tutti gli atti compiuti prima della sostituzione saranno validi.
3.12 Salvo diverso accordo espresso tra le Parti, le attività del Comitato, compresa la tenuta di riunioni, audizioni e l'emissione di Raccomandazioni e Decisioni, rimarranno sospese e/o saranno rinviate fino alla sostituzione del Membro del Comitato.
3.13 Quando nel Contratto sono presenti più contraenti e/o appaltatori, questi devono ricercare il consenso nella nomina di un membro del Comitato. Nel caso in cui non si raggiunga un consenso su tale questione, il Consiglio di amministrazione del CAMARB nominerà tutti i membri del Comitato, previo pagamento dei rispettivi compensi stabiliti nell'Allegato II, preferibilmente tra i professionisti iscritti all'Elenco dei membri del Comitato per la prevenzione e la risoluzione delle controversie del CAMARB.
3.14 Qualora il Contratto preveda un numero di Membri del Comitato diverso da quello previsto dal presente Regolamento, ovvero in caso di difficoltà di qualsiasi natura nella costituzione del Comitato, spetterà al Consiglio di Amministrazione del CAMARB, su richiesta di una delle Parti, sentita l'altra Parte, decidere quanto necessario per la sua corretta costituzione.
IV. MEMBRI DEL COMITATO PER LA PREVENZIONE E LA RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
4.1 Possono essere nominati tutti i professionisti, indipendentemente dal fatto che facciano parte delle Liste di Riferimento del CAMARB, purché capaci, imparziali, indipendenti e dotati di disponibilità e conoscenza tecnica sull'oggetto del Contratto.
4.2 La persona nominata per svolgere la funzione di membro firmerà una dichiarazione attestante la sua capacità, imparzialità, indipendenza, nonché la sua disponibilità e conoscenza tecnica dell'oggetto del Contratto e la disponibilità necessaria per partecipare al Comitato entro 7 (sette) giorni dal ricevimento della comunicazione della Segreteria del CAMARB relativa alla sua nomina. Allo stesso tempo, dovrà essere segnalata ogni circostanza che possa dare adito a fondati dubbi circa la sua imparzialità o indipendenza, rispetto alle Parti o al Contratto sottoposto alla sua valutazione.
4.3 Tra queste circostanze devono essere osservate tutte le cause di impedimento e di sospetto applicabili ai giudici, a norma dell'art. 144 e 145 del codice di procedura civile e, inoltre, vengono rivelati eventuali fatti che indichino un collegamento, un legame o un interesse, anche indiretto, del soggetto indicato come componente del Comitato con le Parti, con il Contratto e con il suo oggetto.
4.4 Qualora, dopo la nomina del membro, si verifichi un evento che dia adito a fondati dubbi circa la sua indipendenza, imparzialità, capacità tecnica e disponibilità, il professionista è tenuto a darne immediata comunicazione alle Parti e agli altri membri del Comitato. Il membro può, a causa di questo fatto, dimettersi, anche quando è stato nominato consensualmente dalle Parti.
4.5 Entro 10 (dieci) giorni, dal momento in cui è venuta a conoscenza di un fatto sopravvenuto che sollevi dubbi circa l'indipendenza, l'imparzialità, la capacità tecnica, la disponibilità e le prestazioni del membro, la Parte può presentare opposizione alla nomina del membro, secondo la procedura prevista dal presente Regolamento.
4.6 Se la sfida al membro del Comitato viene accettata dalla Commissione nominata dal Consiglio di Amministrazione del CAMARB, le Decisioni e le Raccomandazioni emesse fino a quel momento potranno essere convalidate e/o riviste dal Comitato, che sarà formato con la partecipazione del nuovo membro.
4.7 Il membro del Comitato non può partecipare ad alcun arbitrato o procedimento giudiziario relativo al Contratto in cui ha agito, sia in qualità di arbitro, esperto, assistente tecnico, testimone tecnico, testimone, rappresentante, consulente o avvocato delle Parti.
V. DOVERI E RESPONSABILITÀ DEL COMITATO PER LA PREVENZIONE E LA RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
5.1 Il Comitato avrà i seguenti compiti, salvo diverso accordo tra esso e le Parti o nel Contratto:
a) richiedere alle Parti di inviare i documenti che ritiene necessari per il buon andamento dei lavori del Comitato;
b) decidere in via definitiva le questioni procedurali, sempre nel rispetto dell'imparzialità, della neutralità, dell'uguaglianza tra le Parti e delle disposizioni del presente Regolamento;
c) definire la/le lingua/e che il Comitato dovrà adottare nelle sue dichiarazioni, tenendo conto della/e lingua/e del Contratto e della legislazione; d) convocare riunioni, visite tecniche e audizioni;
e) ascoltare le Parti per ottenere chiarimenti, i loro rappresentanti ed i testimoni elencati;
f) richiedere l'assunzione di esperti tecnici, a spese delle Parti, per assistere nella risoluzione della Controversia;
g) adotta tutte le misure necessarie al buon funzionamento del Comitato.
5.2 Tra gli altri, il Comitato avrà i seguenti compiti:
a) agire in modo imparziale, indipendente, neutrale e isonomico;
b) se consultato dalle Parti, può sempre fornire loro consulenza congiuntamente e informalmente, anche agendo in via preventiva; c) favorire una composizione amichevole tra le Parti;
d) avere una conoscenza tecnica delle questioni sulle quali dovranno fornire consulenza, decidere o formulare raccomandazioni;
d) tenersi aggiornato sui fatti principali relativi all'oggetto del Contratto, sulla base dello studio dei documenti inviati dalle Parti;
e) partecipare alle riunioni, alle visite tecniche e alle udienze;
f) essere disponibile, entro il termine massimo di 15 (quindici) giorni dalla richiesta presentata dalla Parte, a svolgere riunioni o visite tecniche non previste nel calendario, salvo situazioni eccezionali debitamente motivate;
h) emanare la Raccomandazione o la Decisione entro il termine stabilito;
i) adottare tutte le misure necessarie per proteggere le informazioni riservate e i segreti commerciali, nel rispetto della normativa vigente;
j) fornire motivazioni chiare, seppur succinte, per la Raccomandazione o la Decisione emessa.
VI. SUI TIPI DI COMITATO PER LA PREVENZIONE E LA RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
6.1 I Comitati possono essere di Raccomandazione, Decisione o Ibridi, come definiti nel Contratto, e le disposizioni del presente Regolamento si applicheranno ugualmente a tutti.
6.2 Il Comitato di Raccomandazione è autorizzato a rilasciare raccomandazioni non vincolanti alle parti della controversia. Il Comitato decisionale è autorizzato a emettere decisioni contrattualmente vincolanti per le parti in controversia dal momento della sua emissione. Il Comitato ibrido può emettere sia raccomandazioni che decisioni sulle controversie, a seconda di quanto concordato dalle parti prima della sua istituzione.
6.3 In mancanza di espressa scelta delle parti, il Comitato da costituire sarà il Comitato di Raccomandazione.
PARTE VII DEL COMITATO DI RACCOMANDAZIONE
7.1 Il Comitato di Raccomandazione emette Raccomandazioni alle Parti.
7.2 La Parte che non concorda con la Raccomandazione del Comitato di Raccomandazione dovrà, entro 15 (quindici) giorni dal suo ricevimento, presentare un'opposizione scritta, da inoltrare al Comitato di Raccomandazione e all'altra Parte, con le rispettive motivazioni, nonché la propria decisione di sottoporre la controversia ad Arbitrato o all'Autorità Giudiziaria, in conformità al Contratto. In tal caso, la parte notificante dovrà avviare il procedimento arbitrale o giudiziale entro 30 (trenta) giorni dalla presentazione dell'opposizione. In tal caso, l’osservanza della Raccomandazione sarà sospesa.
7.3 Se nessuna delle Parti presenta un'obiezione o, se presenta un'obiezione, non avvia un arbitrato o un procedimento giudiziario ai sensi del punto 7.2, la Raccomandazione diventerà vincolante e l'adempimento avrà luogo immediatamente.
7.4 Il mancato rispetto di una Raccomandazione vincolante comporterà gli effetti contrattuali e legali pertinenti.
7.5 Nel caso in cui sia stata presentata un'obiezione alla Raccomandazione, se il Comitato per la Raccomandazione non emette una Raccomandazione entro il periodo stabilito, o se il Comitato per la Raccomandazione viene sciolto con decisione congiunta delle parti, la Controversia sarà definitivamente decisa mediante Arbitrato o dalla Magistratura, in conformità con il Contratto.
PARTE VIII DEL COMITATO DECISIONALE
8.1 Il Comitato decisionale emette Decisioni che sono vincolanti per le Parti e alle quali devono essere immediatamente ottemperate.
8.2 La decisione del Comitato decisionale è vincolante dal momento della ricezione da parte delle Parti, indipendentemente da eventuali obiezioni presentate.
8.3 La Parte che non concorda con la Decisione del Comitato Decisionale dovrà, entro 15 (quindici) giorni dal relativo ricevimento, presentare opposizione scritta, da inoltrare al Comitato Decisionale e all'altra Parte, con le rispettive motivazioni, nonché la propria decisione di sottoporre la controversia ad Arbitrato o all'Autorità Giudiziaria, secondo quanto previsto dal Contratto. In tal caso, la parte notificante dovrà avviare il procedimento arbitrale o giudiziale entro 30 (trenta) giorni dalla presentazione dell'opposizione. Se nessuna delle Parti presenta un'obiezione o, se presenta un'obiezione, non avvia un arbitrato o un procedimento giudiziario, ai sensi del punto 8.3 o, inoltre, se una delle Parti non si conforma alla Decisione, un arbitrato o un procedimento giudiziario possono essere avviati entro 30 giorni dal ricevimento della Decisione, dell'obiezione o della non conformità, in conformità al Contratto. Il mancato rispetto di una Decisione comporterà gli effetti contrattuali e giuridici pertinenti.
8.4 Nel caso in cui sia stata presentata un'opposizione alla Decisione, se il Comitato Decisionale non emette una Decisione entro il periodo stabilito, o se il Comitato Decisionale viene sciolto con decisione congiunta delle parti, la Controversia sarà definitivamente risolta mediante arbitrato o dalla Magistratura, in conformità al Contratto. Fino a quando non verrà presa una decisione definitiva in sede arbitrale o giudiziaria, le Parti restano obbligate a conformarsi alla Decisione del Comitato Decisionale.
PARTE IX DEL COMITATO IBRIDO
9.1 Il Comitato Ibrido può emettere sia una Raccomandazione che una Decisione sui conflitti, osservando quanto segue:
9.1.1 una Raccomandazione o una Decisione sarà emessa, su richiesta della Parte e a condizione che l'altra Parte non si opponga formalmente, entro 7 (sette) giorni dalla sua notifica;
9.1.2 In caso di disaccordo tra le parti in merito all'emissione di una Raccomandazione o di una Decisione, il Comitato stesso deciderà sulla forma della manifestazione, considerando almeno i seguenti aspetti:
io. se, a causa dell'urgenza della situazione o di altre considerazioni rilevanti, una Decisione faciliterebbe l'esecuzione del Contratto o impedirebbe perdite o danni sostanziali a una delle Parti;
ii. se una Decisione eviterebbe la risoluzione del Contratto; E
iii) parte terza se una decisione sia necessaria per preservare le prove.
9.2 Le disposizioni dei capitoli VII e VIII si applicano secondo la forma in cui il Comitato esprime il proprio parere per ciascuna controversia, sia che si tratti rispettivamente di un Comitato di raccomandazione o di un Comitato di decisione.
9.3 Ogni richiesta di una Parte volta all'emissione di una Decisione su una Controversia dovrà essere effettuata nella Richiesta di Risoluzione della Controversia in conformità all'Articolo 13.1. Ogni richiesta da parte di un'altra Parte deve essere presentata per iscritto entro il termine per la presentazione di una Risposta ai sensi dell'Articolo 13.4.
X. COMITATO PERMANENTE O AD HOC
10.1 I comitati possono essere istituiti su base permanente o ad hoc. In assenza di una scelta espressa delle parti, il Comitato sarà permanente.
10.2 Il Comitato permanente è costituito al momento della conclusione del Contratto o entro un termine stabilito dopo la sua conclusione, rimanendo attivo per tutta la durata del Contratto fino all'emissione di una Decisione o Raccomandazione relativa alla Controversia sottoposta nel corso del Contratto.
10.3 Il Comitato permanente si scioglierà dopo la risoluzione di tutte le controversie ad esso sottoposte e l'esecuzione di tutti gli obblighi contrattuali (ad eccezione dei periodi di garanzia, degli obblighi di riservatezza e di altri obblighi simili).
10.4 Il Comitato ad hoc viene costituito solo quando si verifica una Controversia formalmente presentata e rimane attivo fino all'emissione della Decisione o della Raccomandazione, una volta esaurite le procedure applicabili.
10.5 La richiesta di costituzione di un Comitato ad hoc deve essere presentata da una delle Parti per la trattazione di controversie specifiche. Il presente Comitato verrà sciolto dopo aver emesso la sua decisione definitiva e aver ricevuto risposta a una richiesta di chiarimenti.
10.6 Salvo diverso accordo tra le parti, i Membri del Comitato ad hoc saranno automaticamente riconfermati per risolvere ogni nuova controversia relativa allo stesso Contratto e alle stesse Parti.
XI. DEL TERMINE DI COSTITUZIONE DEL COMITATO PER LA PREVENZIONE E LA RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
11.1 Le Parti e i membri del Comitato firmeranno l'Atto costitutivo, attraverso il quale esso sarà istituito.
11.2 In ogni caso lo Statuto deve contenere almeno:
a) le qualifiche professionali complete, il nome, la professione, lo stato civile, la sede legale e il domicilio delle Parti e dei membri del Comitato;
b) individuazione del Contratto che prevede la costituzione del Comitato, con la caratterizzazione del suo oggetto;
c) lo scopo dell'Accordo, vale a dire la prestazione di servizi da parte di professionisti in qualità di membri del Comitato e della Segreteria del CAMARB;
d) il compenso mensile dei componenti del Comitato (“compensi mensili”), pari a 2 (due) volte il valore dei compensi giornalieri;
e) compensi dei membri del Comitato per riunioni, visite tecniche, audizioni, viaggi e spese di viaggio, diligenza straordinaria o preparazione di decisioni, raccomandazioni o assistenza informale ("compensi giornalieri")
f) la/le lingua/e in cui si svolgeranno i lavori del Comitato;
g) esonero da responsabilità dei membri del Comitato nell'esercizio delle loro funzioni per qualsiasi atto od omissione inerente alle attività, salvo i casi di comprovata malafede;
h) la firma di 2 (due) testimoni e della Segreteria del CAMARB.
11.3 L'accordo costitutivo del Comitato può essere risolto in qualsiasi momento, previo accordo delle Parti, previo pagamento ai suoi membri di un importo equivalente a 3 (tre) mensilità di compensi mensili, salvo diverso accordo tra le Parti e i membri del Comitato.
11.4 Salvo diverso accordo tra le Parti e fatto salvo quanto previsto al punto 10.4 del presente Regolamento, il Comitato cesserà le sue attività al ricevimento della notifica da parte delle Parti della loro decisione congiunta di scioglierlo.
11.5 Il componente del Comitato può recedere dalla propria partecipazione, purché le dimissioni siano comunicate con un preavviso di 2 (due) mesi, salvo diverso accordo tra le Parti o in caso di successivo impedimento del professionista.
11.6 Le Parti possono adottare la bozza di Statuto allegata (Allegato I).
XII. DOCUMENTAZIONE, INCONTRI E VISITE TECNICHE
12.1 Non appena costituito, il Comitato deve definire, insieme alle Parti, le modalità con cui il Comitato monitorerà l'esecuzione del Contratto, compresa la fornitura di relazioni periodiche, un calendario di riunioni per monitorare l'avanzamento dei lavori e visite tecniche, nonché la procedura che dovrà essere adottata dal Comitato. Le presenti norme potranno essere modificate nel corso del Contratto, mediante consenso tra le Parti e il Comitato, per rispondere all'evoluzione della sua esecuzione. Il Comitato può, se giustificato, effettuare visite straordinarie sul luogo di esecuzione, richiedere documenti o programmare riunioni straordinarie. Su richiesta del Comitato, la Segreteria del CAMARB può redigere verbali delle visite al luogo di esecuzione e delle riunioni tenute dal Comitato con le Parti.
12.2 Le Parti hanno il dovere di tenere informato il Comitato sullo stato di avanzamento dell'oggetto del Contratto e sull'insorgenza di eventuali Controversie, mediante (i) l'invio dei principali documenti contrattuali, dei resoconti mensili sullo stato di avanzamento, dei verbali delle riunioni di monitoraggio, del rapporto di controllo del programma, della corrispondenza pertinente scambiata tra di loro; e (ii) organizzare congiuntamente riunioni e visite tecniche.
12.3 Considerata la natura dei lavori, il Comitato, a sua discrezione, dovrà effettuare almeno 2 (due) visite tecniche all'anno.
12.4 Entrambe le Parti possono richiedere una riunione o una visita tecnica al di fuori delle date previste nel programma, con il Comitato e l'altra Parte responsabili di tenere la riunione o la visita entro un massimo di 15 (quindici) giorni dalla rispettiva richiesta, salvo diverso accordo tra le Parti e il Comitato o se ciò è impossibile per circostanze eccezionali.
12.5 Le riunioni possono tenersi in luogo diverso da quello in cui viene eseguito il Contratto, a condizione che vi sia il consenso tra le Parti e il Comitato. In caso di mancato consenso, il Comitato definirà il luogo della riunione.
12.6 Le Parti e il Comitato partecipano alle riunioni e alle visite tecniche. Se una delle Parti non partecipa, ma è stata debitamente e dimostrabilmente informata della riunione o della visita con ragionevole preavviso, il Comitato può procedere con la riunione o la visita. Se uno dei membri del Comitato non partecipa, il Comitato può proseguire la riunione o la visita, a condizione che non vi sia opposizione da parte di una delle due Parti.
12.7 Il Comitato deve redigere un verbale contenente i punti principali discussi e verificati in ogni riunione o visita tecnica.
XIII. PROCEDURA IN CASO DI CONTROVERSIA
13.1 Dopo la costituzione del Comitato, la Parte interessata potrà sottoporre al suo esame qualsiasi Controversia relativa al Contratto mediante la Domanda di Risoluzione della Controversia (“Domanda”), che dovrà essere presentata per iscritto, corredata della relativa documentazione di supporto.
13.2 La Domanda deve contenere, come minimo:
a) identificazione e qualificazione della Parte richiedente;
b) relazione sui fatti che hanno dato origine alla controversia;
c) la documentazione a sostegno delle accuse, compreso il contratto e i suoi allegati;
d) le richieste e se emettere una Raccomandazione o una Decisione, nel caso di un Comitato Ibrido.
13.3 La richiesta deve essere inviata a tutti i membri del Comitato e alla Parte avversa e, ai fini della determinazione dell'inizio del procedimento, fa fede la data di ricezione da parte del Presidente del Comitato.
13.4 La Parte richiesta può presentare la propria Risposta entro 30 (trenta) giorni dal ricevimento della Richiesta, la quale deve contenere almeno:
a) l'identificazione e la qualificazione della Parte richiesta;
b) relazione sui fatti relativi alla controversia presentata dalla parte avversa;
c) documentazione a sostegno delle accuse o delle obiezioni;
d) le richieste.
13.5 Le Parti possono, in qualsiasi momento, negoziare e raggiungere un accordo in merito alla Controversia.
13.6 Comunicando con tutte le Parti, il Comitato può richiedere chiarimenti a ciascuna di esse in merito alla Richiesta o alla Risposta. Il Comitato può anche richiedere la presentazione di ulteriore documentazione.
13.7 Il Comitato può, a sua discrezione, fissare una data per le udienze, anche per i chiarimenti, dopo aver ricevuto la Risposta della Parte richiesta o i chiarimenti previsti al punto 13.6 e richiedere documenti aggiuntivi.
XIV. ASSISTENZA INFORMALE
14.1 Le Parti possono richiedere congiuntamente Assistenza informale al Comitato se non sono ancora state formalmente sottoposte alla procedura prevista dalla Clausola XIII.
14.2 L'assistenza informale può essere fornita oralmente o per iscritto durante le visite tecniche del Comitato o durante qualsiasi riunione tra le Parti e il Comitato.
14.3 La richiesta di Assistenza Informale deve essere presentata dalle Parti con almeno 7 (sette) giorni di anticipo e il Comitato deve essere informato al momento della questione e dei documenti relativi all'oggetto dell'assistenza.
14.4 L'Assistenza informale fornita dal Comitato non vincola alcuna futura Decisione o Raccomandazione da emettere e resta inteso che, dopo aver ascoltato le parti in una richiesta formale di Decisione o Raccomandazione, il Comitato può decidere, motivatamente, in modo diverso da quello presentato nell'Assistenza informale.
XV. DALL'UDIENZA
15.1 Di comune accordo con le Parti, l'udienza di chiarimento sarà programmata dal Comitato entro un termine massimo di 30 (trenta) giorni dalla presentazione della risposta da parte della Parte richiesta, salvo diverso accordo tra le Parti e il Comitato o impossibilità dovuta a circostanze eccezionali.
15.2 Se le Parti non riescono a raggiungere un accordo, il Comitato fissa una data per l'udienza.
15.3 In caso di assenza di un membro, il Comitato può procedere all'audizione, a condizione che non vi sia opposizione da parte di una delle Parti.
15.4 La mancata comparizione o il rifiuto di una delle Parti di partecipare a un'udienza o a un procedimento precedentemente programmati, a condizione che ciò sia debitamente e dimostrabilmente comunicato, non impedirà al Comitato di proseguire la procedura.
15.5 L'audizione, il cui scopo principale è quello di fornire chiarimenti al Comitato, si svolgerà in modo rispettoso e informale, osservando le seguenti linee guida:
a) il Comitato consulta le Parti sulla possibilità di raggiungere un accordo;
b) qualora non sia possibile raggiungere un accordo, il Comitato indicherà dettagliatamente la procedura da seguire in sede di udienza;
c) ciascuna Parte può presentare il proprio caso, entro un termine massimo stabilito dal Comitato, a partire dalla Parte richiedente;
d) audizione dei testimoni, iniziando da quelli indicati dalla Parte richiedente e poi da quelli indicati dalla Parte richiesta;
(e) il Comitato, a sua esclusiva discrezione, può interrogare le Parti e i testimoni e richiedere alle Parti di presentare ulteriori documenti e chiarimenti sulle questioni discusse;
f) Il Comitato può richiedere alle Parti di fornire, in forma cartacea o digitale, a sua discrezione, le presentazioni utilizzate.
15.6 Il Comitato può emettere una Decisione o una Raccomandazione durante l'udienza stessa o in un secondo momento, entro il termine stabilito al punto 16.1.
15.7 La procedura può essere modificata mediante consenso delle Parti e del Comitato.
XVI. DELLA DECISIONE O DELLA RACCOMANDAZIONE
16.1 La Decisione o la Raccomandazione saranno emesse entro 30 (trenta) giorni, a decorrere dalla conclusione dell'indagine, secondo il calendario stabilito dal Comitato, con facoltà del Comitato di prorogare il termine per un periodo di 15 (quindici) giorni. Tali termini potranno essere modificati previo accordo tra le Parti e il Comitato.
16.2 La decisione o la raccomandazione deve essere redatta per iscritto, indicando il luogo e la data in cui è stata emessa e contenente inoltre:
a) il resoconto della controversia con la cronologia degli eventi;
b) sintesi delle motivazioni addotte dalla Parte richiedente e risposta fornita dalla Parte richiesta;
c) la base tecnica e contrattuale, supportata dai documenti presentati dalle Parti e dall'eventuale udienza;
d) la conclusione, con la quale il Comitato risolverà la controversia ad esso sottoposta;
16.3 La Decisione o la Raccomandazione si limitano esclusivamente alla risoluzione della Controversia sottoposta dalle Parti al Comitato. Qualsiasi Decisione o Raccomandazione presentata che non sia correlata alla Controversia è nulla e non ha effetto.
16.4 La decisione o la raccomandazione saranno deliberate in conferenza, a maggioranza, con un voto per ciascun membro, compreso il presidente del comitato. Se nella votazione non si raggiunge la maggioranza, prevale il voto del presidente del Comitato.
16.5 Ogni membro del Comitato che non sia d'accordo può emettere la propria Decisione o Raccomandazione separatamente. Indipendentemente dal fatto che venga emessa una Decisione o una Raccomandazione divergente, la Decisione o la Raccomandazione del Comitato avrà piena efficacia.
16.6 In caso di errore materiale, omissione, oscurità, dubbio o contraddizione nella Decisione o nella Raccomandazione, le Parti avranno un termine di 10 (dieci) giorni, a decorrere dalla data di ricezione, per formulare una richiesta di chiarimenti, che interromperà il termine per eventuali obiezioni.
16.7 Ricevuta la richiesta di chiarimenti, il Comitato convoca la Parte avversa a replicare entro 10 (dieci) giorni, trascorsi i quali il Comitato delibera entro 20 (venti) giorni.
16.8 La Decisione o la Raccomandazione possono essere ammesse come prova in qualsiasi procedimento giudiziario o arbitrale tra le Parti relativo alla Controversia risolta dal Comitato.
16.9 Salvo diversa disposizione, la Decisione o la Raccomandazione saranno soggette alle disposizioni del Contratto e alla legge applicabile. Il Comitato che coinvolge la pubblica amministrazione dovrà sempre attenersi al Contratto e alla normativa vigente.
XVII. COSTI, SPESE E REMUNERAZIONE DEI MEMBRI DEL COMITATO
17.1 Tutti i costi, le spese e i compensi dei membri del Comitato saranno ripartiti equamente tra le Parti, salvo diversa disposizione delle Parti o della legge.
17.2 Salvo quanto diversamente previsto, concordato o previsto dalla normativa vigente, le Parti sosterranno i compensi mensili dei membri del Comitato nella misura del 50% (cinquanta per cento) per ciascun palo.
17.3 La Tabella dei costi, delle spese e dei compensi dei membri del Comitato (Allegato II) stabilisce gli importi dovuti al CAMARB. Il Consiglio di Amministrazione del CAMARB potrà aggiornare o modificare la suddetta Tabella in qualsiasi momento.
17.4 Le spese relative al viaggio e all'alloggio dei membri del Comitato, nonché le spese relative al noleggio delle attrezzature e alla sede per lo svolgimento delle udienze, qualora non abbiano luogo nel luogo di esecuzione del Contratto, saranno sostenute in parti uguali dalle Parti, che dovranno versarle anticipatamente, salvo diversa disposizione.
17.5 Gli onorari dei membri del Comitato saranno stabiliti in conformità alla Tabella dei costi, delle spese e dei compensi dei membri (Allegato II), salvo diverso accordo tra le Parti, e saranno inclusi nell'atto costitutivo del Comitato.
17.6 In caso di mancato pagamento da parte di una delle Parti dei Costi, delle Spese e della Remunerazione dei Membri del Comitato, entro i termini e gli importi stabiliti nell'Atto Costitutivo, l'altra Parte potrà anticipare il rispettivo importo per consentire al Comitato di proseguire, saldando i conti al termine della procedura.
17.7 La Parte che effettua il pagamento di cui sopra, senza che ciò costituisca novazione o rinuncia ai propri diritti, verrà rimborsata dalla Parte inadempiente di tutti gli importi versati, con interessi di mora pari all'1% (uno per cento) mensile e conguaglio monetario da parte dell'IGP-M.
17.8 In caso di mancato pagamento delle spese o dei compensi dei membri del Comitato per più di 60 (sessanta) giorni, il Comitato può sospendere le proprie attività.
17.9 La sospensione per morosità non potrà superare i 90 (novanta) giorni, trascorsi i quali il Comitato si intenderà sciolto e l'Accordo Costitutivo del Comitato si considererà risolto a tutti gli effetti di legge, fatta eccezione per il ritardo nei crediti dei componenti del Comitato.
XVIII. DISPOSIZIONI FINALI
18.1 Il mancato rispetto da parte di una delle parti di una decisione o raccomandazione vincolante emessa in conformità al presente Regolamento dal Comitato per le raccomandazioni, dal Comitato decisionale o dal Comitato ibrido non costituisce una nuova controversia che deve essere nuovamente sottoposta al Comitato.
18.2 Salvo diversa disposizione, la procedura del Comitato è riservata e al CAMARB, ai membri del Comitato e alle Parti stesse è fatto divieto di divulgare qualsiasi informazione a cui abbiano accesso in ragione del loro ufficio o della loro partecipazione alla procedura, senza il consenso di tutte le Parti, salvo nei casi in cui vi sia un obbligo legale di divulgazione.
18.3 L'interpretazione e l'applicazione del presente Regolamento sono di competenza del Comitato. Prima della costituzione del Comitato, tale responsabilità sarà assegnata al Consiglio di Amministrazione del CAMARB.
18.4 Ogni controversia tra i membri del Comitato relativa all'interpretazione o all'applicazione del presente Regolamento sarà risolta a maggioranza o, qualora non fosse possibile una decisione a maggioranza, dal Presidente del Comitato, la cui decisione in merito sarà definitiva.
18.5 Le disposizioni sulla procedura concordate dalle Parti hanno un'applicazione limitata e non incidono sulle norme relative all'organizzazione e all'amministrazione dei Comitati per la prevenzione e la risoluzione delle controversie da parte del CAMARB.
18.6 Il presente Regolamento abroga il precedente ed entra in vigore al momento della sua pubblicazione, si applica alle procedure di prevenzione e risoluzione delle controversie avviate dinanzi al CAMARB e può essere modificato solo con delibera del Consiglio di Amministrazione del CAMARB.
