1.1. São objetivos desta Política:

 

a) Regular e informar os processos de comunicação interna e institucional;

b) Garantir coerência, efetividade e agilidade no processo de comunicação da CAMARB; e

c) Definir responsabilidades sobre a comunicação da CAMARB.

 

 

2.1. Compõem o público-alvo desta Política:

 

a) Funcionários, estagiários, coordenadores, gerentes, superintendentes, secretários, assistentes de procedimentos, prestadores de serviços, diretores, vice-presidentes, presidente, administradores, membros de conselho e integrantes das demais estruturas administrativas da CAMARB e/ou que, de alguma forma, desenvolvem atividades em prol da CAMARB (“Colaboradores”);

b) Terceiros, incluindo voluntários, que desenvolvam atividades relacionadas aos temas objeto desta Política ou mantenham relação institucional, profissional ou contratual com a CAMARB (“Terceiros”).

 

 

3.1. Diretrizes Gerais de Comunicação da CAMARB: A comunicação da CAMARB deve seguir as seguintes diretrizes gerais: 

 

a) Preservar e fortalecer a reputação e credibilidade da CAMARB;

b) Garantir que as informações divulgadas aos públicos externo e interno sejam transparentes, assertivas e coerentes;

c) Respeitar o sigilo, a confidencialidade e a privacidade das informações protegidas pela legislação ou regulamentos aplicáveis;

d) Alinhar-se aos princípios éticos e de integridade, refletindo os valores institucionais da CAMARB;

e) Adotar uma linguagem clara, objetiva e inclusiva, adaptada ao público-alvo e ao meio de comunicação utilizado;

f) Promover a acessibilidade, garantindo que as informações estejam disponíveis em formatos que atendam às necessidades de diferentes públicos;

g) Evitar manifestações que possam comprometer a imparcialidade e neutralidade da CAMARB; e

h) Privilegiar canais oficiais para a divulgação de informações e manter um fluxo contínuo e organizado de comunicação com as partes interessadas.

 

3.2. Comunicação Interna: 

 

3.2.1. Objetivo: A comunicação interna tem como objetivo:

 

a) Manter o público-alvo desta Política informado sobre as iniciativas e atividades da CAMARB, de forma tempestiva e transparente, respeitadas as condições de sigilo e confidencialidade previstos em lei;

b) Promover os valores e incentivar comportamentos alinhados à cultura organizacional da CAMARB; e

c) Engajar os Colaboradores, Profissionais da Arbitragem, Mediação, Dispute Board e Terceiros em iniciativas da CAMARB. 

 

3.2.2. Canais de comunicação. 

 

a) E-mail corporativo: Deve ser utilizado para comunicações formais, anúncios e instruções de interesse da CAMARB;

b) Intranet: Ferramenta que deve utilizada para compartilhamento de políticas, procedimentos, manuais, formulários, campanhas de conscientização e demais documentos e informações institucionais; 

c) Reuniões internas: Devem ser realizadas para alinhamentos estratégicos, operacionais ou feedbacks; e

d) Ferramentas colaborativas: Plataformas como Teams ou Whatsapp para comunicação ágil no dia a dia.

 

3.2.3. Confidencialidade e Segurança da Informação

 

a) Sigilo e Confidencialidade: Todos devem manter a confidencialidade e o sigilo sobre questões estratégicas e sobre os procedimentos de arbitragem, mediação e dispute board administrados pela CAMARB ou que possam impactar a reputação da CAMARB;

b) Segurança: Todos devem observar as diretrizes da CAMARB sobre segurança da informação, adotando o uso de senhas seguras e demais medidas de segurança propostas pelos profissionais de TI que assessoram a CAMARB; e

c) Tratamento de informações sensíveis: É dever de todos garantir que documentos e comunicações internas não sejam compartilhados com pessoas fora do público autorizado.

 

3.2.4. Diretrizes específicas para a comunicação interna:

 

a) Comunicados formais, anúncios e instruções importantes devem ser previamente aprovados pela Presidência da Diretoria Executiva;

b) Deve estabelecer prazos claros para resposta de demandas internas e envio de informações;

c) Todas as mensagens devem ser redigidas de forma concisa, com destaque para os pontos mais importantes; e

d) Deverá ser realizada nos canais internos oficiais da CAMARB.

 

3.3. Comunicação Institucional: 

 

3.3.1. Objetivo. A comunicação institucional tem como objetivo:

 

a) Fortalecer a imagem e credibilidade da CAMARB perante seus públicos externos;

b) Divulgar informações sobre os serviços e iniciativas da CAMARB de forma transparente e acessível;

c) Estabelecer um relacionamento positivo com stakeholders, incluindo empresas, advogados, árbitros, órgãos públicos e a sociedade em geral; e

d) Promover a cultura dos meios extrajudiciais de prevenção e resolução de conflitos e estimular o diálogo sobre o tema no âmbito nacional e internacional.

 

3.3.2. Canais de comunicação institucional

 

a) Site institucional: Canal principal para divulgação de informações públicas, incluindo eventos, publicações e serviços;

b) Redes sociais: Ferramentas para disseminação de conteúdos educativos, notícias e campanhas de engajamento;

c) Newsletters e Informes: Comunicação regular com stakeholders para informar sobre novidades, eventos e realizações da CAMARB; e

d) Eventos, competições e seminários: Momentos de interação direta com o público para promover a cultura da arbitragem e divulgar iniciativas.

 

3.3.3. Diretrizes para a comunicação institucional

 

a) Todos os conteúdos institucionais devem ser alinhados às diretrizes estratégicas da CAMARB;

b) As publicações e comunicações institucionais devem ser revisadas pelo(a) Vice-Presidente Institucional e aprovadas pelo(a) Presidente da Diretoria para assegurar sua qualidade e consistência;

c) A linguagem deve ser clara, objetiva e coerente com os valores da CAMARB; e

d) A comunicação institucional deve buscar um tom educativo e informativo, promovendo a arbitragem como método eficaz de resolução de conflitos.

 

3.3.4. Definição de Porta-Vozes: 

 

a) Apenas os porta-vozes designados pela CAMARB estão autorizados a falar em nome da instituição;

b) São porta-vozes da CAMARB, nesta ordem prioritariamente: (i) Presidente da Diretoria; (ii) Vice-Presidente Institucional e (iii) Vice-Presidente Administrativo;

c) Para atender demandas específicas, o(a) Presidente da Diretoria poderá designar um Porta-Voz “ad hoc” para falar em nome da CAMARB.

 

3.3.5. Comunicação com a imprensa: 

 

a) Toda interação com a imprensa deverá ser conduzida exclusivamente pelo(a) Presidente da Diretoria, observado o item Definição de Porta-Vozes, garantindo que as informações divulgadas sejam precisas e alinhadas com os objetivos estratégicos da CAMARB;

b) Todas as solicitações provenientes da imprensa e/ou de outras mídias de terceiros, bem como os convites para eventos que envolvam representação oficial da CAMARB, devem ser encaminhadas ao(à) Vice-Presidente Institucional para análise e ciência do(a) Presidente da Diretoria.

 

 

4.1. Medidas disciplinares:  

 

a) Dependerão da gravidade da situação e/ou conduta, assim como das consequências que foram ou podem ser enfrentadas pela CAMARB e/ou pela pessoa; 

b) Podem incluir: (i) advertência verbal ou escrita, (ii) afastamento ou suspensão, (iii) aplicação de multa, (iv) reparação de danos; (v) rescisão dos contratos dos envolvidos em casos grave de ilegalidade ou descumprimento das normas internas da CAMARB e (vi) adoção das medidas legais e contratuais cabíveis;  

c) Eventuais infrações também podem resultar em relatos às autoridades administrativas e/ou policiais competentes, a depender da gravidade e da exigência legal.

 

 

5.1. Dúvidas e Denúncias: 

 

Uma vez recebidas dúvidas, consultas, relatos, sugestões, opiniões, reclamações, denúncias, em questões envolvendo esta Política, caberá, na forma do Estatuto Social da CAMARB e do Código de Ética e Conduta da CAMARB: 

 

a) Ao(À) Superintendente, realizar o registro inicial, análise preliminar e levar ao conhecimento do(a) Presidente da Diretoria;

b) Ao(À) Presidente da Diretoria, adotar providências urgentes, de natureza cautelar e/ou imediatas, caso necessárias, e informar ao Comitê de Ética e Integridade;

c) Ao Comitê de Ética e Integridade da CAMARB: (i) receber, analisar e relatar no caso de denúncias, consultas, relatos, sugestões, opiniões, processos disciplinares, sindicâncias e reclamações recebidas pelos diferentes canais de comunicação da CAMARB em questões relacionadas à Ética, Integridade e ESG para que sejam deliberados pelo Conselho Deliberativo;  (ii) orientar, recomendar e assessorar o Conselho Deliberativo para que delibere sobre denúncias, consultas, relatos, sugestões, reclamações, opiniões, processos disciplinares e sindicâncias recebidas pela CAMARB, conforme Art. 17, parágrafo único, do Estatuto Social da CAMARB.

d) Ao Conselho Deliberativo da CAMARB, deliberar em última instância.

 

5.2. Canal de Denúncia. Sempre que necessário, o interessado poderá realizar relatos ou denúncias pelo Canal de Denúncia da CAMARB:

 

a) E-mail: ouvidoria@camarb.com.br

b) Telefone: 31 3308-9437

c) Site: www.camarb.com.br 

 

5.3. Controle de aprovações e revisões.