I – DISPOSIZIONI INIZIALI
1.1 CAMARB – CAMERA DI ARBITRATO COMMERCIALE – BRASILE, di seguito denominata CAMARB, ha come obiettivo la gestione di procedure arbitrali e altre forme extragiudiziali di risoluzione delle controversie. Il suo svolgimento istituzionale non comporta alcun atto giurisdizionale.
1.2 La procedura di mediazione è volontaria, non vincolante e si basa sulla buona fede e sulla volontà delle parti.
1.3 Il Regolamento di mediazione del CAMARB, ora denominato "Regolamento", si applicherà ogniqualvolta le parti concordino in tal senso, indipendentemente dall'esistenza di una clausola di mediazione o di una clausola scaglionata che preveda l'adozione delle regole di mediazione del CAMARB o della Camera arbitrale del Minas Gerais, precedente nome del CAMARB.
1.4 Salvo diversa disposizione, si applicherà la normativa vigente alla data della Domanda di Mediazione.
II – MEDIATORI
2.1 Il Consiglio di Amministrazione del CAMARB sarà l'unico responsabile della preparazione dell'elenco dei mediatori.
2.2 Possono essere nominati mediatori sia i membri dell'elenco dei mediatori del CAMARB sia coloro che non ne fanno parte, purché siano persone capaci e di cui le parti si fidano.
2.3 La persona o le persone nominate per svolgere la funzione di mediatore sottoscriveranno un documento in cui informeranno di ogni circostanza che possa dar luogo a giustificati dubbi sulla loro imparzialità e indipendenza, rispetto alle parti o alla controversia oggetto di mediazione, nonché dichiareranno per iscritto di possedere la competenza tecnica e la disponibilità necessarie per condurre la mediazione entro il termine stabilito.
2.3.1 Se nel corso della mediazione il mediatore viene a conoscenza dell'esistenza di un fatto o di una circostanza che può incidere sulla sua imparzialità o indipendenza, deve informare le parti e la CAMARB della necessità del suo ritiro.
III – RICHIESTA DI MEDIAZIONE
3.1 Chiunque desideri risolvere le controversie tramite mediazione, sotto l'amministrazione del CAMARB, deve comunicare la propria intenzione alla Segreteria di tale ente, indicando:
I – nome, indirizzo fisico ed elettronico e qualifiche complete delle parti coinvolte e del loro avvocato, se presente;
II – copia integrale dell’atto contenente la clausola di mediazione o di escalation, se presente;
III – breve sintesi dell’oggetto della controversia;
IV – sintesi delle rivendicazioni;
V – valore stimato della controversia.
3.2 Tutti i documenti presentati dalle parti devono essere consegnati alla Segreteria del CAMARB in un numero sufficiente di copie da inoltrare al/ai mediatore/i e alle altre parti, se applicabile, senza che alcun documento rimanga in custodia presso il CAMARB, ad eccezione di una copia della Richiesta di Mediazione e di una copia del Contratto di Mediazione.
3.3 Le comunicazioni della Segreteria del CAMARB e del mediatore nonché le copie delle dichiarazioni delle parti saranno inviate alla parte o, qualora la parte abbia nominato un avvocato, esclusivamente a quest'ultimo, tramite lettera, e-mail o qualsiasi altra forma di comunicazione scritta inviata all'indirizzo fornito dalla parte/dalle parti alla Segreteria.
3.4 Al momento della richiesta di avvio della procedura di mediazione, il richiedente dovrà versare un deposito non rimborsabile pari alla sua quota di spese amministrative.
3.5 In caso di mancato rispetto dei requisiti di cui ai punti 3.1, 3.2 e 3.4, la Segreteria stabilirà un termine per l'adempimento. Qualora i requisiti non vengano rispettati entro il termine concesso, la Richiesta di Mediazione verrà archiviata, fatta salva la possibilità di una nuova richiesta.
3.6 La Segreteria del CAMARB invierà al convenuto, all'indirizzo fornito dal ricorrente, la Richiesta di Mediazione e i suoi allegati, nonché una copia del presente Regolamento e l'elenco dei nominativi che compongono il proprio Elenco dei Mediatori, affinché, entro 15 (quindici) giorni dal ricevimento, possa rispondere alla richiesta.
3.7 In caso di mancato reperimento del convenuto, il ricorrente ne verrà immediatamente informato e dovrà fornire un nuovo recapito alla Segreteria del CAMARB entro 10 (dieci) giorni, pena l'archiviazione della domanda di mediazione, fatta salva la possibilità di una nuova richiesta.
3.8 Se la parte avversa rifiuta di partecipare alla mediazione, la Segreteria del CAMARB ne darà comunicazione scritta alla parte richiedente.
IV – PRE-MEDIAZIONE
4.1 Se entrambe le parti hanno concordato in via preliminare di partecipare alla procedura di mediazione, saranno invitate a presentarsi presso la sede del CAMARB in una data, ora e luogo precedentemente programmati dalla Segreteria del CAMARB per lo svolgimento del colloquio pre-mediazione.
4.2 Il colloquio di pre-mediazione può, a discrezione delle parti o su suggerimento della Segreteria del CAMARB, essere condotto tramite conferenza telefonica.
4.3 Il colloquio di pre-mediazione sarà condotto dalla Segreteria del CAMARB con ciascuna parte, separatamente, a meno che le parti non abbiano precedentemente concordato di svolgerlo congiuntamente.
4.4 Il colloquio di pre-mediazione avrà i seguenti obiettivi:
I - Chiarire alle parti gli obiettivi, le tecniche, le fasi e i costi della procedura di mediazione
II - Chiarire alle parti il ruolo e le responsabilità del/dei mediatore/i, delle parti e dei loro avvocati;
III -Guidare le parti nei criteri di scelta del/i mediatore/i, se necessario;
IV - Chiarire alle parti che il mediatore non agirà come avvocato delle parti, non fornirà alcun tipo di consulenza o consiglio e non si assumerà alcuna responsabilità personale o professionale per l'accordo;
V - Sottolineare l’importanza della presenza delle parti coinvolte durante tutto il procedimento di mediazione, di persona o rappresentate da persone che hanno potere decisionale in relazione alla controversia;
VI - Chiedere alle parti di indicare se le persone che parteciperanno alla procedura hanno i poteri necessari per raggiungere un accordo;
VII - Chiarire che, in linea di principio, alle sessioni di mediazione parteciperanno solo le parti e i loro avvocati e che l'eventuale partecipazione di terzi dovrà essere preventivamente comunicata e concordata con la parte avversa e il/i mediatore/i;
VIII - Spiegare i termini generali dell'accordo di mediazione;
IX- Chiarire alle parti la possibilità che la mediazione venga condotta da un unico mediatore o congiuntamente alla mediazione, con doppio pagamento degli onorari;
X - Chiarire alle parti che l'accordo verrà raggiunto solo se desiderato dalle parti stesse e che nessuna responsabilità potrà essere attribuita al mediatore o al CAMARB per l'eventuale mancato raggiungimento di un accordo.
V – NOMINA DEI MEDIATORI
5.1 La Segreteria del CAMARB chiederà alle parti di nominare, di comune accordo, entro 10 (dieci) giorni dalla data del colloquio pre-mediazione, il/i mediatore/i che agiranno nella procedura di mediazione.
5.2 Qualora sia necessario che il/i mediatore/i venga/vengano nominato/i dal Consiglio di amministrazione del CAMARB, le parti ne saranno informate affinché possano esprimere, entro un termine massimo di 5 (cinque) giorni dal ricevimento della comunicazione, il proprio parere in merito ai criteri che il Consiglio di amministrazione dovrà osservare nella scelta del/i mediatore/i, quali l'eventuale preferenza per lo stile di mediazione (facilitativo, trasformativo o valutativo), le conoscenze tecniche o giuridiche in un ambito specifico, la conoscenza di una lingua o la nazionalità del mediatore.
5.3 Sulla base delle dichiarazioni di cui al punto 5.2, la Segreteria del CAMARB inoltrerà alle parti un elenco di mediatori con un minimo di tre candidature, compresi i rispettivi curriculum, richiedendo a ciascuna parte di nominare, tra i nomi presenti nell'elenco, i mediatori con la cui nomina concorderebbe, entro un termine di 5 (cinque) giorni.
5.4 La mediazione sarà condotta dal mediatore nominato congiuntamente dalle parti o, se più di uno, da quello scelto dal Consiglio di Amministrazione della CAMARB.
5.5 In mancanza di coincidenza di indicazioni, il Collegio nominerà il mediatore, rispondente ai criteri sopra stabiliti.
5.6 Una volta nominato/i il/i mediatore/i, la Segreteria del CAMARB chiederà loro di segnalare, entro 10 (dieci) giorni, ogni eventuale impedimento.
5.7 Dopo aver ricevuto la dichiarazione di disponibilità, accompagnata dalla dichiarazione di non impedimento e di indipendenza da parte della Segreteria del CAMARB, alle parti verrà concesso un periodo di 5 (cinque) giorni per presentare, motivatamente, eventuali obiezioni al/ai mediatore/i.
5.8 In caso di opposizione da parte del/dei mediatore/i, questi riceveranno dalla Segreteria del CAMARB una comunicazione in cui gli verrà chiesto di rispondere entro 5 (cinque) giorni, dopodiché alle parti verrà concesso l'accesso per lo stesso periodo.
5.9 Se un mediatore nominato muore, viene dichiarato impedito o sospetto o diventa incapace di svolgere la funzione e le parti concordano di continuare la mediazione, devono nominare congiuntamente un altro mediatore entro 10 (dieci) giorni, altrimenti il sostituto sarà nominato in conformità al punto 5.2.
5.10 Quando più parti sono attore o convenuto e la controversia viene sottoposta a più di un mediatore, l'attore o i più attori devono nominare un mediatore, mentre il convenuto o i più convenuti devono nominarne un altro mediatore.
VI – CONTRATTO DI MEDIAZIONE
6.1 Dopo la nomina del/dei mediatore/i, la Segreteria del CAMARB preparerà la bozza del Contratto di Mediazione, che conterrà:
I - Nome, professione, stato civile e indirizzo delle parti e dei loro eventuali avvocati;
II - Nome, professione e indirizzo del/dei mediatore/i nominato/i;
III - La questione che sarà oggetto di mediazione e la sintesi delle domande;
IV - La lingua in cui verrà condotta la procedura di mediazione;
V - La designazione del luogo, della data e dell'ora delle sessioni di mediazione;
VI - La clausola di riservatezza e la sua portata;
VII - La durata della mediazione;
VIII - La disposizione secondo cui il mediatore non può agire come arbitro o testimone in procedimenti giudiziari o arbitrali relativi all'oggetto del conflitto portato in mediazione;
IX – Determinazione della forma di pagamento degli onorari del/dei mediatore/i e del compenso amministrativo, nonché dichiarazione di responsabilità per il rispettivo pagamento e per le spese di mediazione;
X – Firma delle parti, del/dei mediatore/i e di un membro della Segreteria del CAMARB.
6.2 Le parti e il/i mediatore/i devono firmare l'accordo di mediazione in una sessione appositamente designata a tale scopo, momento in cui verranno pagati i diritti amministrativi e gli onorari del/i mediatore/i, in conformità con il presente Regolamento.
6.3 La mediazione si considera avviata al momento della firma dell'accordo di mediazione.
VII – PROCEDURA
7.1 Le fasi e le regole della procedura di mediazione saranno definite dal/dai mediatore/i stesso/i e chiarite da loro all'inizio della prima sessione di mediazione.
7.2 Le sessioni di mediazione possono svolgersi contemporaneamente o separatamente, a seconda della comprensione del mediatore.
7.3 Se lo ritiene necessario, il mediatore può chiedere alle parti di presentare per iscritto, in forma succinta, entro un termine massimo di 10 (dieci) giorni prima della data fissata per la prima seduta, una breve relazione dei fatti, descrivendo, se possibile, un'analisi dei loro interessi, delle loro esigenze e dei possibili rischi della controversia, nonché qualsiasi documento che ritengano importante per informare correttamente il mediatore sulla questione controversa.
7.4 Se le parti non esprimono un parere contrario, il mediatore deve considerare tali informazioni e documenti come riservati.
7.5 Per garantire l'efficacia della procedura, le parti devono dimostrare che le persone presenti alle sessioni di mediazione hanno il potere di rappresentarle e di prendere le decisioni necessarie per l'effettiva risoluzione del conflitto, compresa la firma di un accordo.
7.6 Il mediatore può limitare il numero di persone che rappresentano ciascuna delle parti al fine di creare un ambiente favorevole al corretto svolgimento della procedura.
7.7 Il mediatore deve osservare le regole di condotta stabilite nel Codice deontologico dei mediatori del CAMARB.
7.8 La procedura di mediazione si considera conclusa: (i) al raggiungimento di un accordo tra le parti, (ii) in caso di dichiarazione di una delle parti di mancanza di interesse o di impossibilità di raggiungere un accordo, oppure (iii) per decisione del/dei mediatore/i quando ritengono che un accordo sia improbabile.
7.8.1 Nei casi previsti dal punto 7.8, le parti o il mediatore, a seconda dei casi, devono informare la Segreteria del CAMARB della propria decisione, senza che sia necessario indicarne i motivi.
7.9 Una volta conclusa la procedura di mediazione, tutti i documenti presentati dalle parti o prodotti nel corso della mediazione saranno resi accessibili alla parte che li ha presentati per un periodo di 30 (trenta) giorni. Trascorso tale termine, il CAMARB potrà distruggere tutta la documentazione.
7.9.1 Il mediatore distruggerà tutti gli appunti e gli altri documenti ricevuti o prodotti durante la mediazione.
7.10 La presenza di un avvocato che rappresenti la parte nella mediazione è facoltativa. Quando sei presente, devi firmare l'accordo di riservatezza.
7.11 Se le parti raggiungono una soluzione definitiva al conflitto e non è possibile mettere per iscritto l'accordo definitivo, prima della fine della sessione di mediazione verrà redatto un documento che conterrà le linee guida generali relative ai punti da affrontare nella preparazione dell'accordo definitivo. Il presente termine deve essere firmato da tutte le parti e dai loro avvocati.
7.11.1 La riservatezza della mediazione non si applica a questo documento, che può essere utilizzato per provare i termini di quanto concordato sia in un tribunale ordinario che in un arbitrato.
VIII – SPESE DI AMMINISTRAZIONE, SPESE DEL MEDIATORE E ALTRE SPESE
8.1 Le spese inerenti alle procedure di mediazione gestite dal CAMARB saranno determinate in conformità alla Tabella delle spese in vigore al momento della Richiesta di mediazione e comprenderanno la Commissione di amministrazione, gli onorari del mediatore e le altre spese ivi indicate.
8.2 In caso di mancato pagamento da parte di una delle parti della Commissione di Amministrazione e/o delle Commissioni del Mediatore, entro i termini e gli importi stabiliti nel Prospetto Spese, l'altra parte potrà riscuotere il rispettivo importo, per conto della parte inadempiente, in conformità con per consentire lo svolgimento della mediazione. Qualora la quota di amministrazione e/o le quote non vengano interamente versate entro 15 (quindici) giorni, la mediazione verrà sospesa e potrà essere ripresa una volta effettuato il pagamento di cui sopra.
8.3 La sospensione per mancato pagamento non può superare i 30 (trenta) giorni, trascorsi i quali la mediazione si considererà conclusa. Gli importi relativi alle spese amministrative e alle spese del mediatore pagati fino ad oggi saranno restituiti rispettivamente a CAMARB e al/ai mediatore/i.
8.4 Le spese sostenute per l'espletamento degli atti della procedura di mediazione sono a carico della parte che richiede il rispettivo provvedimento o di entrambe le parti se il provvedimento è avviato dal/dai mediatore/i o è previsto dal presente Regolamento. La Segreteria del CAMARB potrà richiedere alle parti un anticipo di importo sufficiente a coprire le spese previste per la mediazione, in un importo da stabilire caso per caso, importo che sarà subordinato alla presentazione di rendiconti.
8.5 Al termine della procedura di mediazione, il CAMARB sarà tenuto a verificare gli importi versati dalle parti, al fine di verificare se saranno necessari pagamenti aggiuntivi, sia a titolo di compensi del mediatore, sia a integrazione della quota di amministrazione o, eventualmente, a titolo di rimborso delle spese sostenute. spese, che dovranno essere debitamente comprovate dal CAMARB o dal/dai mediatore/i, a seconda dei casi. Se tuttavia rimane un saldo a favore delle parti, questo verrà loro rimborsato.
IX – DISPOSIZIONI FINALI
9.1 Nel caso in cui venga avviato un procedimento arbitrale dopo lo svolgimento della mediazione, salvo espresso accordo tra le parti e il mediatore, chiunque abbia partecipato come mediatore per la stessa controversia non può svolgere la funzione di arbitro.
9.2 Data la sua natura non vincolante e confidenziale, al mediatore/ai mediatori è impedito di agire come testimoni in eventuali procedimenti legali o arbitrali che potrebbero essere istituiti per risolvere lo stesso conflitto.
9.3 La procedura di mediazione sarà strettamente confidenziale e CAMARB, il/i mediatore/i, le parti stesse e tutti gli altri partecipanti hanno il divieto di divulgare qualsiasi informazione a cui abbiano accesso a seguito della mediazione senza l'espresso consenso di tutte le parti. il loro ufficio o la loro partecipazione alla procedura di mediazione, salvo nei casi in cui sussista un obbligo legale di comunicazione.
9.4 La riservatezza della mediazione comprende tutte le informazioni, i documenti e i dati presentati dalle parti, dal/dai mediatore/i e dagli altri soggetti coinvolti nella procedura di mediazione, dalla presentazione della richiesta di mediazione da parte della parte interessata fino alla fine della procedura, indipendentemente dal fatto che vi sia stato o meno un accordo tra le parti, ad eccezione solo: (i) delle informazioni e dei documenti espressamente identificati come non riservati; (ii) documenti e informazioni accessibili al pubblico; (iii) documenti e informazioni che erano già noti a tutte le parti coinvolte e non erano protetti da un obbligo di riservatezza concordato in una clausola, termine o contratto separato.
9.5 In mancanza di accordo tra le parti, il luogo della mediazione sarà la sede della CAMARB.
9.6 In assenza di accordo tra le parti, il mediatore o i mediatori determinano la lingua o le lingue del procedimento di mediazione, tenendo conto di tutte le circostanze rilevanti, inclusa la lingua del contratto, se presente.
9.7 L'eventuale avvio di un procedimento giudiziario o arbitrale non impedirà la prosecuzione del procedimento di mediazione, né il suo avvio, se ciò è nell'interesse delle parti. Se si raggiunge un accordo nella mediazione, le parti o i loro avvocati devono portarlo all'attenzione del giudice statale o dell'arbitro responsabile della conduzione del rispettivo procedimento, affinché quest'ultimo possa approvare l'accordo, se è nell'interesse delle parti, e porre fine al procedimento, se tutte le questioni controverse24 sono state risolte tramite l'accordo firmato dalle parti.
9.8 Spetterà al/ai mediatore/i interpretare ed applicare il presente Regolamento in tutto ciò che rientra nelle sue competenze, doveri e prerogative.
9.9 Eventuali omissioni saranno risolte dal/dai mediatore/i o dal Consiglio direttivo del CAMARB, qualora non ne sia stato nominato uno.
9.10 Il Consiglio di Amministrazione del CAMARB sarà responsabile della definizione della Tabella delle Spese e dell'Elenco dei Mediatori.
9.11 Si applicano la Tabella e l'Elenco delle Spese in vigore al momento della Richiesta di Mediazione.
9.12 Il presente Regolamento, depositato presso l'Ufficio del Registro dei Titoli e dei Documenti di Belo Horizonte, Minas Gerais, potrà essere modificato solo mediante delibera del Consiglio di Amministrazione della CAMARB.
